"Carefully and Cautiously": How Canadian Cultural Memory Workers Review Digital Materials for Private and Sensitive Information Avec prudence et délicatesse : comment les travailleurs canadiens de la mémoire culturelle examinent les documents numériques à la recherche d’informations privées et sensibles

Abstract

This exploratory study is based on semi-structured interviews with digital preservationists working in Canada. The goal was to understand how participants are reviewing sensitive personal information in their digital materials and identify the challenges they face in this work. Findings include a summary of current practices in place (e.g., risk profiling, using software tools for triage, and consultation with donors and/or community), and a list of challenges (e.g., IT or systems infrastructure, scale, barriers to access for software tools, and funding restrictions). The implications of these findings are that Canadian memory workers require time, staff, support, and training, while developers of assistive-software tools for this work should address tool limitations and prioritize user-friendly interfaces. Grant funding stipulations should also be revised to allow for diverse access options, while investment in controlled access repositories would enable responsible online access to complex collections.

Keywords:

• preservation,
• sensitive information,
• privacy,
• digital

Résumé

Cette étude exploratoire se base sur des entretiens semi-dirigés avec des préservateurs numériques travaillant au Canada. Le but est de comprendre comment les participants examinent les informations personnelles sensibles dans le matériel numérique et d’identifier les défis auxquels ils font face dans leur travail. Les résultats comprennent un sommaire des pratiques courantes qui sont en place (par exemple, profilage des risques, utilisation de logiciels pour le triage, consultation avec des donateurs et/ou la communautés) et une liste des défis (par exemple, les TI ou l’infrastructure des systèmes, l’ampleur, les obstacles à l’accessibilité des logiciels et les limites de financement). Les implications de ces résultats sont que les travailleurs canadiens de la mémoire nécessitent du temps, du personnel, du soutien et de la formation, tandis que les développeurs de logiciels d'assistance pour ce travail devraient se concentrer sur les limites des outils et donner la priorité à des interfaces conviviales. Les conditions des agences subventionnaires devraient également être révisées afin de permettre diverses options d’accès tandis que les investissements dans des dépôts à accès contrôlé permettraient un accès en ligne responsable à des collections complexes.

Mots-clés :

• préservation,
• informations sensibles,
• confidentialité,
• numérique