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La pandémie de COVID-19 a affecté tous les aspects de la société ; aucune institution n’est sortie indemne de cette crise. Les bibliothèques parlementaires ne font pas exception à la règle et ont dû se réinventer afin de poursuivre leur rôle fondamental auprès des décideurs publics. De nombreux experts ont d’ailleurs souligné combien il était important que les parlements restent fonctionnels pendant la crise pandémique, en tant que piliers de la gouvernance et du contrôle démocratiques (Mills, 2020). Si les bibliothèques parlementaires ont dû modifier considérablement leurs pratiques pour continuer à servir leurs usagers, la pandémie de COVID-19 a également représenté une opportunité pour plusieurs d’entre elles de réitérer l’importance de leur rôle auprès des décideurs institutionnels. En ce sens, la Bibliothèque de l’Assemblée nationale du Québec s’est illustrée dans une structure de gestion de crise mise en place par l’administration parlementaire au tout début de la pandémie : les cellules de veille stratégique axées sur l’aide à la décision institutionnelle. Après une mise en contexte et une présentation de cette structure, cet article abordera le rôle crucial que la Bibliothèque de l’Assemblée nationale du Québec a joué au coeur de ces cellules.

La Bibliothèque de l’Assemblée nationale du Québec : une alliée inestimable dans l’aide à la décision institutionnelle

La Bibliothèque de l’Assemblée nationale du Québec contribue à la vie politique et parlementaire de la province de Québec avec une collection riche et diversifiée de plus de deux millions de documents. Elle fournit à ses usagers des informations et des analyses fiables et impartiales. Comme l’indique Gallichan (2002), le principal mandat de la Bibliothèque est d’aider les législateurs à accomplir leur travail en répondant à leurs besoins en matière d’information et de recherche.

Les clientèles parlementaires de la Bibliothèque sont diversifiées et comprennent :

  • Les député(e)s de l’Assemblée nationale et leur personnel ;

  • Les employé(e)s administratifs de l’Assemblée nationale ;

  • Les six personnes désignées par l’Assemblée nationale, soit le Commissaire à l’éthique, le Commissaire au lobbyisme, le Directeur général des élections, le Protecteur du citoyen, le Vérificateur général et le Commissaire à la langue française ;

  • Le lieutenant-gouverneur et son personnel ;

  • Les journalistes membres de la Tribune de la presse.

Malgré la préséance de ces usagers, des services d’assistance, d’orientation et d’aide à la recherche sont offerts à tous les citoyens et citoyennes sur place, par courriel ou par téléphone.

La Bibliothèque se compose de quatre équipes aux mandats complémentaires (Pelletier, 2017). Le Service de l’information offre des services de référence, d’aide, de formation, de sélection et de recherche documentaire afin de soutenir les usagers de la Bibliothèque dans leur travail. Le Service de la recherche effectue des travaux d’analyse et de synthèse pour les député•e•s, les commissions parlementaires et les délégations parlementaires. Il contribue par ailleurs à la production et à la diffusion des connaissances sur l’histoire et l’évolution du parlementarisme. L’Équipe du développement des collections et du traitement documentaire est chargée d’acquérir et de traiter les ressources documentaires de la Bibliothèque, et de les rendre accessibles par le biais de son catalogue. Cette équipe produit également les index du Journal des débats de l’Assemblée nationale. Enfin, l’Équipe des archives et de la gestion documentaire gère les archives parlementaires, institutionnelles et administratives de l’Assemblée nationale. Son personnel est aussi responsable de l’implantation de la GED au sein de l’institution et il partage son expertise en matière de numérisation des collections et de conservation numérique.

Assurer la continuité des services en contexte pandémique

Lorsque la COVID-19 fut qualifiée de pandémie internationale en mars 2020, le président de l’Assemblée nationale, M. François Paradis, a annoncé que le Parlement serait fermé aux visiteurs. Le 17 mars 2020, tous les travaux parlementaires ont été suspendus jusqu’au 13 mai 2020. Les édifices de la Bibliothèque ont été fermés et le personnel a reçu des directives concernant le télétravail. Des changements rapides ont dû être opérés pour fournir l’entièreté des services de référence à distance aux usagers.

Tableau 1

Répartition des effectifs de la Bibliothèque par équipe (%), 2020-2021

Répartition des effectifs de la Bibliothèque par équipe (%), 2020-2021

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Comme le mentionne Watt (2020) dans une enquête de l’IFLA sur l’expérience des bibliothèques parlementaires pendant la conférence COVID-19,

alors que la pandémie exigeait des choix politiques rapides et radicaux, il y avait une exigence parallèle pour un examen et une approbation parlementaires éclairés. Le besoin, et la demande potentielle, de services d’information et de recherche de qualité ont augmenté ; ils ne pouvaient pas simplement être suspendus

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La Bibliothèque de l’Assemblée nationale du Québec a été confrontée à ce défi dès que la pandémie a été déclarée crise internationale en mars 2020. En effet, au cours des deux premières semaines suivant la suspension des travaux parlementaires, le Service de l’information a été submergé de demandes de recherche et de demandes d’information provenant majoritairement du personnel administratif de l’Assemblée nationale. Les demandes de veilles furent particulièrement nombreuses puisqu’un grand nombre d’employés souhaitait être informé en continu de l’évolution de la pandémie et de son impact sur les travaux parlementaires. L’administration de l’Assemblée nationale a par conséquent créé un comité directeur pour gérer la crise ; ce dernier s’est rapidement tourné vers la Bibliothèque afin d’obtenir un bulletin de veille qui l’aiderait à prendre des décisions éclairées. L’expertise du Service de l’information a ainsi été mise à profit dès les premières semaines de la pandémie, bien que les bibliothécaires du Service aient dû faire face à une augmentation imprévue des demandes de référence.

Le rôle de la Bibliothèque dans les cellules de veille stratégique de l’Assemblée nationale

En avril 2020, le comité directeur de l’Assemblée nationale est rapidement arrivé à la conclusion qu’il ne serait pas en mesure de traiter seul la quantité volumineuse d’informations concernant le virus de la COVID-19. Le nombre d’articles publiés durant les premiers mois de la pandémie augmentant de façon exponentielle (Valika et al., 2020), l’accès instantané à l’information disponible sur le web et la nouveauté du virus constituaient une situation idéale pour la surcharge d’informations. Confronté à ce défi, le comité directeur de l’Assemblée nationale a créé quatre cellules de veille stratégique dont le mandat était de filtrer, de sélectionner et de synthétiser la grande quantité de documentation disponible dans l’optique de fournir de l’information fiable, concise et concrète au comité directeur afin qu’il puisse prendre les décisions nécessaires à la poursuite de la mission de l’institution. Quatre cellules de veille stratégique furent ainsi créées :

  • Une cellule sur les travaux parlementaires, responsable de la prise de décision concernant le maintien des séances plénières et des séances des commissions parlementaires ;

  • Une cellule sur la gestion stratégique des risques, chargée d’évaluer les menaces potentielles à l’Assemblée nationale et d’identifier les moyens de les prévenir ;

  • Une cellule sur l’efficacité et le bien-être au travail, qui devait évaluer l’impact de la crise sur les ressources humaines et l’environnement de travail ;

  • Une cellule sur l’optimisation des processus, dont le mandat consistait en l’identification et la mise en oeuvre des changements nécessaires à la reprise du travail après la crise pandémique.

Le Service de l’information et le Service de la recherche ont été impliqués dès la conception de cette nouvelle structure, chaque cellule étant constituée de facto par un(e) bibliothécaire de référence et un(e) analyste de recherche. Les bibliothécaires de référence assuraient la veille informationnelle sur les thèmes couverts par les cellules, tandis que les analystes de la recherche produisaient des rapports et des synthèses d’information à partir des ressources sélectionnées par les bibliothécaires. Les informations sélectionnées et les rapports produits étaient par la suite présentés aux coordonnateurs des cellules, qui décidaient ce qui devait être transféré au comité directeur de l’Assemblée nationale dans le cadre de décisions à prendre ou d’actions à mettre en place. De multiples recherches comparatives sur la gestion de la pandémie dans les parlements à travers le monde ont par conséquent été réalisées et se sont avérées très utiles pour la direction de l’Assemblée nationale. La Bibliothèque a ainsi réaffirmé sa pertinence et montrer son caractère innovant, tout en limitant le travail effectué en double et en silo au sein de l’institution parlementaire.

À travers sa participation à la cellule de veille sur les travaux parlementaires, la Bibliothèque a contribué à l’adaptation des séances parlementaires au contexte pandémique en constante évolution. Les bibliothécaires de référence ont effectué des recherches sur des éléments spécifiques à la réalité parlementaire – parfois très pointus – tels que :

  • Les séances plénières avec un nombre limité de député(e)s présent(e)s sur place : le nombre de député(e)s pouvant se réunir au Salon bleu tout en respectant la distanciation sociale, l’ouverture des portes du Salon bleu afin de réduire les possibilités de contamination, et l’ajout de signaux de circulation dans le parlement ;

  • Les méthodes de vote privilégiées en pandémie : les manières de voter en Chambre avec un nombre réduit de député(e)s, les possibilités de vote en mode hybride ou entièrement en mode virtuel, et l’évaluation de procédures de vote en place dans d’autres parlements avant la pandémie telles que le vote par procuration, le jumelage, ou l’utilisation d’une plate-forme électronique ;

  • La réduction de l’utilisation du papier : le développement d’une plateforme permettant de présenter et de déposer des documents par voie électronique afin de limiter le partage et la circulation de notes papier entre plusieurs mains ;

  • L’organisation de séances plénières virtuelles : l’adaptation de la période de questions et des motions si les séances plénières devaient se dérouler en mode virtuel ;

  • L’étude des projets de loi en commission parlementaire : comment les projets de loi peuvent être amendés et étudiés article par article lors des séances virtuelles des commissions ;

  • L’adaptation de la procédure parlementaire et du protocole : en cas de séances virtuelles, l’évaluation des ajustements à apporter aux exigences protocolaires du Règlement de l’Assemblée nationale telles que l’entrée du président au Salon bleu, la présentation de la masse procédurale et le moment de recueillement ;

  • Les parlements siégeant dans des lieux inhabituels : la création d’un répertoire des parlements ayant siégé dans d’autres bâtiments pour permettre une distanciation sociale avec l’ensemble de leur députation présente (par exemple, dans des stades sportifs, des centres de congrès ou des auditoriums de spectacles).

Des recherches comparatives ont donc été menées pour répondre à ces besoins d’information très spécifiques. L’expérience d’autres parlements, en particulier le parlement de Westminster (surnommé « la mère des parlements »), s’est avérée très utile, tant en ce qui concerne les adaptations mises en oeuvre que les défis relevés. Des tableaux comparatifs et des résumés d’information ont été produits par les bibliothécaires de référence pour présenter ces adaptations. Une présentation claire et concise sous forme de listes à puces a été privilégiée par les analystes du Service de la recherche puisque le comité directeur de l’Assemblée nationale avait besoin d’une information synthétisée lui permettant de prendre rapidement des décisions éclairées. Une fois de plus, la Bibliothèque a veillé à adapter son travail aux besoins de ses clientèles.

Les bibliothécaires de référence ont également assisté à des webinaires organisés par des chaires de recherche parlementaire ou des organisations interparlementaires, au cours desquels des fonctionnaires parlementaires du monde entier ont partagé leurs expériences. Le contenu de ces webinaires fut par la suite résumé et remis aux coordonnateurs des cellules de veille. Ces sources d’information non conventionnelles se sont avérées particulièrement utiles en début de pandémie, dans un contexte où la recherche documentaire était peu concluante étant donné la nouveauté du virus, la faible production d’études sur la réalité et les expériences vécues par les parlements et la spécificité de l’information recherchée. Qui plus est, il convient de noter que toutes ces recherches ont dû être effectuées dans un laps de temps très court, ce qui souligne une fois de plus l’importance du travail de référence et de recherche rapide – souvent effectué sous pression – comme l’une des principales caractéristiques des bibliothèques parlementaires.

À l’instar de la cellule sur les travaux parlementaires, la cellule de veille sur la gestion stratégique des risques a aussi donné l’occasion aux bibliothécaires de référence de réaliser un travail d’une grande importance pour l’administration parlementaire. Par sa nature, cette cellule de veille avait un mandat plus transversal que ses consoeurs ; après avoir analysé les risques pour l’institution, elle transmettait ceux-ci aux autres cellules de veille pour qu’ils prennent les mesures nécessaires afin d’éviter que ces menaces ne se concrétisent. Les bibliothécaires de référence ont donc ajouté une corde à leur arc de compétences en rédigeant des fiches d’analyse de risques, notamment sur les menaces suivantes :

  • Éclosion majeure de COVID-19 sur le lieu de travail ;

  • Pénurie d’équipements sanitaires ;

  • Problèmes technologiques et surcharge du réseau informatique de l’Assemblée ;

  • Détérioration importante de la santé mentale du personnel ;

  • Manifestations violentes devant le parlement ;

  • Problèmes de ventilation affectant la propagation du virus.

Grâce à ces fiches d’analyse, des ressources ont été déployées aux bons endroits à l’intérieur de l’institution. Par la suite, le bibliothécaire attitré à la cellule de gestion stratégique des risques a poursuivi les veilles sur l’évolution des menaces potentielles et sur l’émergence de nouveaux risques. Les événements survenus au Capitole des États-Unis en janvier 2021 et devant le parlement fédéral à Ottawa en février 2022 ont rappelé l’importance d’une veille continue axée sur la gestion des risques pour les institutions parlementaires.

Par ailleurs, dans le cadre des travaux de la cellule sur l’efficacité et le bien-être au travail, qui devait évaluer l’impact de la crise sur les ressources humaines, diverses recherches ont été effectuées par le personnel de la Bibliothèque sur les nouveaux possibles de l’univers du travail, sur les défis émergents causés par la pandémie et sur le recours massif au télétravail. De manière plus spécifique, les bibliothécaires de référence se sont intéressés :

  • Aux enjeux juridiques et sociaux du télétravail ;

  • Aux bonnes pratiques de retour au travail en contexte pandémique ;

  • À la communication optimale en mode hybride pour les gestionnaires ;

  • À la santé mentale au travail et le soutien psychologique à fournir ;

  • Aux changements à venir dans l’organisation et dans les pratiques du travail.

Enfin, du côté de la cellule de veille stratégique sur l’optimisation des processus, des recherches furent entreprises sur divers sujets techniques liés aux meilleures pratiques dans le contexte pandémique, le tout dans une perspective d’amélioration continue. En voici quelques exemples :

  • Port du couvre-visage dans les édifices gouvernementaux ;

  • Recommandations pour les vestiaires et les douches à l’intention du personnel ;

  • Efficacité des masques de procédure par temps très froids ;

  • Mise en quarantaine du courrier ;

  • Obligation de présentation du passeport sanitaire ;

  • Circulation d’air dans les édifices.

Au sein de ces quatre cellules, la Bibliothèque a eu l’opportunité de développer de nouveaux types de documents pour les besoins de ses clientèles et de développer de nouvelles formes d’expertise. Les bibliothèques parlementaires et les services de recherche fournissent très souvent des produits hautement personnalisés en raison du contexte d’information unique qui les entoure (Anderson et al, 2022). Malgré les difficultés intrinsèques au travail en contexte pandémique, la Bibliothèque de l’Assemblée nationale a relevé le défi par la création de nouveaux produits personnalisés aux besoins des cellules de veille.

Conclusion

Même si la pandémie de COVID-19 a bouleversé le monde des bibliothèques, elle a aussi constitué une opportunité indéniable pour les bibliothèques parlementaires de réitérer leur importance et leur pertinence auprès des instances décisionnelles de leur institution. L’expérience de la Bibliothèque de l’Assemblée nationale du Québec dans les cellules parlementaires de veille stratégique en est un exemple probant. Bien que l’ampleur de la pandémie de COVID-19 soit nettement amenuisée aujourd’hui, le partage d’informations et le maintien de canaux de collaboration entre les bibliothèques demeurent primordiaux afin de fournir aux institutions des moyens innovants pour remplir leur mandat.