Le projet Relevés de notes académiques : archivage électronique « by design » à l’Université de Barcelone

Résumé

À quoi ressembleront les archives dans cinq ou dix ans ? À quoi, par exemple, les relevés de notes numérisés ressembleront-ils une fois versés aux archives historiques ? Ces archives seront-elles différentes des archives analogiques ? Mais, avant tout, comment les archivistes gèreront-ils ces documents et garantiront-ils qu’il n’y ait aucun « trou de mémoire » ou black-out numérique ?

La technologie offre aux archivistes et à l’archivistique tout un monde de nouvelles possibilités allant de meilleurs outils de traitement de l’information et de nouvelles techniques de préservation du document en matière d’actif numérique, à de meilleurs logiciels de diffusion des données. Elle offre aussi aux archivistes une nouvelle place dans la « chaîne de production du document ». Les archivistes ne sont plus à la fin de la chaîne, à attendre que les documents soient versés aux archives pour être décrits, classés, préservés et rendus accessibles. Aujourd’hui, l’archiviste peut, et selon toute probabilité devra, s’acquitter de tout cela dès le début de la production des documents, contribuant au processus de création des archives en ajoutant les métadonnées nécessaires pour classer, décrire et contextualiser ces actifs numériques afin de pouvoir les récupérer plus tard.

La mise en contexte des documents, une autre fonction essentielle de l’archiviste est très probablement devenue un atout majeur pour la profession même. Aujourd’hui, l’archiviste est confronté au défi de gérer la création et l’utilisation dans l’organisation d’une grande quantité de documents numériques et doit fournir, comme il l’a fait jusqu’ici pour les documents sur support papier : les règlements, les instructions et l’expertise nécessaires pour les gérer, mais, avant tout, pour assurer leur accessibilité dans le futur.

Cet article propose à l’archiviste une approche pour l’établissement de pratiques qui servent à standardiser la description des archives électroniques.

Abstract

What will archives look like five or ten years from now? For example, what will digitized student report cards look like when they have been moved to historical archives? Will these archives be different from analog archives? Most important, how will archivists manage these documents and guarantee that there will not be any “memory holes” or digital black-outs?

Technology offers archivists and archival science a whole world of new possibilities, ranging from tools for processing information and new techniques for preserving documents as active digital materials, to improved software for communicating data. It also calls archivists to assume a new place in the “document production chain.” Archivists are no longer at the end of the line, waiting for documents to be transferred to the archives to be described, arranged, preserved, and made accessible. Today, the archivist can, and probably should, undertake all those operations from the beginning of the production of documents, contributing to the process of the creation of archives by adding metadata needed for the arrangement, description and contextualize digital assets in order to be able to access them later.

Putting documents in context, an essential function of the archivist, has probably become a major area of skill for the profession. Today, the archivist is confronted with the challenge of managing the creation and use in the organization of a large quantity of electronic documents, and should provide, as has always been done for documents on paper, the rules, instructions and expertise necessary to manage them, especially to ensure their future accessibility.

This article proposes for the archives an approach for the establishment of practices that will serve to standardize the description of electronic archives.