Résumés
Résumé
Les organisations se servent des documents produits et reçus quotidiennement pour la réalisation effective de leurs activités. Avec la production documentaire en croissance exponentielle, ces organisations tendent à implanter des systèmes de gestion documentaire dans l’objectif de pallier les différents problèmes liés à la gestion, au repérage et à la conservation des documents. Au Québec, les organisations ont commencé à implanter des systèmes de gestion intégrée des documents (GID), visant à gérer les documents dans la diversité de leurs supports et tout au long de leur cycle de vie. La nature complexe de ces systèmes remet en question leur implantation réussie, d’où la nécessité de se doter de lignes directrices ou d’un cadre normatif servant à piloter ces projets. Les normes de l’Organisation internationale de normalisation (ISO), soit ISO 30300 et ISO 30301 pour les systèmes de gestion des documents d’activité, ainsi que l’ISO 14641 pour l’archivage légal et probatoire des documents constituent un cadre normatif pertinent pour l’implantation réussie et l’utilisation effective des systèmes de GID dans les organisations. Cet article présente une réflexion sur l’apport de ces normes à l’implantation de ces systèmes, en partant de la perspective québécoise en archivistique.
Abstract
Organizations use documents produced and received on a daily basis to carry out their activities. With the continuous growing of documentary production, these organizations tend to implement document management systems in order to overcome the various problems associated with the management, retrieval and preservation of their documents. In Quebec, organizations have begun to implement Integrated Document Management (IDM) systems to manage documents, regardless of their media, and throughout their lifecycle. The complex nature of these systems calls into question their successful implementation, hence the need for guidelines or a normative framework to manage and control these projects. The standards of the International Organization for Standardization (ISO): ISO 30300 and ISO 30301 (management systems for records), as well as ISO 14641 (electronic archiving), represent a relevant normative framework for the successful implementation and the effective use of IDM systems in organizations. This article presents a reflection on the contribution of these standards to the implementation of those systems, in the light of Quebec experience in records and archives management.
Parties annexes
Bibliographie
- BEAUPRÉ, L. (2010-2011). La mémoire corporative de la ville de Laval : d’hier à demain ! Archives42(1), 7-22. Repéré à https://www.archivistes.qc.ca/revuearchives/vol42_1/42_1_beaupre.pdf
- BOLTON, J. (2011). Standards: providing a framework for RIM success. Information management (May-June), 30-35.
- BOURHIS, T. (2009-2010). Le projet Hippocampe : la mise en place d’un système de gestion électronique des documents à l’Université de Montréal. Archives 41(2), 135-161. Repéré à https://www.archivistes.qc.ca/revuearchives/vol41_2/41_2_bourhis.pdf
- CHEVRIER, J. (2010-2011). La gestion de documents à l’arrondissement de Saint-Laurent. Archives42(1), 23-44. Repéré à : https://www.archivistes.qc.ca/revuearchives/vol42_1/42_1_chevrier.pdf
- COTTIN, M. et DESSOLIN-BAUMANN, S. (2012). La famille des normes ISO sur le records management. La Gazette des archives (228), 119-133.
- COUTURE, C. (2010-2011). La gestion des archives de la Ville de Brossard. Archives42(1), 45-66. Repéré à https://www.archivistes.qc.ca/revuearchives/vol42_1/42_1_couture.pdf
- DUPRE BARNES, N. (2011). Going with RIM standards. Information management (May-June), 20-24.
- GOUVERNEMENT DU CANADA. (2010). Norme pour les systèmes de gestion électronique des documents et des dossiers. Repéré à : http://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=18910
- GOUVERNEMENT DU QUÉBEC. (2001). La loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information. Repéré à http://legisquebec.gouv.qc.ca/fr/ShowDoc/cs/C-1.1
- GUYON, C. (2015). La pratique archivistique publique en France, entre adaptation et négociation. Les cahiers du numérique 11(2), 77-114. Repéré à https://www.cairn.info/revue-les-cahiers-du-numerique-2015-2-page-77.htm
- HECTOR PROJECT. (2016). Hector: Hybrid electronic curation, transformation and organization of records. Repéré à http://www.hector-project.be/?lang=fr (lien non fonctionnel)
- LESAUX, A. (1992). La gestion électronique de documents. Bulletin des bibliothèques de France (4). Repéré à http://bbf.enssib.fr/consulter/bbf-1992-04-0073-006
- MARGULIS, A. (2009-2010). Identification des facteurs de succès d’implantation des SI en gestion documentaire moderne : une étude empirique. Archives 41(2), 45-78. Repéré à http://www.archivistes.qc.ca/revuearchives/vol41_2/41_2_margulis.pdf
- MAROYE, L., ARANGUREN, F., DEMOULIN, M., DE TERWANGNE, C., LOSDYCK, B., SOYEZ, S., VAN HOOLAND, S. et VANRECK, O. (2016). La gestion hybride des documents au sein des administrations fédérales belges sous la loupe du projet de recherche « Hector ». Pyramides 26/27, 215-230. Repéré à : https://pyramides.revues.org/1005#text
- MAS, S. (2007). Schémas de classification et repérage des documents administratifs électroniques dans un contexte de gestion décentralisée des ressources informationnelles. (Thèse de doctorat, Université de Montréal). Repéré à https://papyrus.bib.umontreal.ca/xmlui/bitstream/handle/1866/1433/mas-s-these-schema-reperage.pdf?sequence=1&isAllowed=y
- O’BRIEN, J. (2003). Introduction aux systèmes d’information : Un outil essentiel pour l’entreprise branchée. Montréal, Québec : Chenelière/McGraw-Hill.
- ORGANISATION INTERNATIONALE DE NORMALISATION, COMITÉ TECHNIQUE ISO.TC 46, INFORMATION ET DOCUMENTATION. (2011). ISO 30300, Information et documentation - Systèmes de gestion des documents d’activité – Principes essentiels et vocabulaire. Geneva, Suisse : ISO.
- ORGANISATION INTERNATIONALE DE NORMALISATION, COMITÉ TECHNIQUE ISO.TC 46, INFORMATION ET DOCUMENTATION. (2011). ISO 30301, Information et documentation - Système de gestion des documents d’activité – Exigences. Geneva, Suisse : ISO.
- ORGANISATION INTERNATIONALE DE NORMALISATION, COMITÉ TECHNIQUE TC 171, APPLICATIONS EN GESTION DES DOCUMENTS. (2012). Archivage électronique – Partie 1 : Spécifications relatives à la conception et au fonctionnement d’un système d’informations pour la conservation d’informations électroniques. Geneva, Suisse : ISO.
- ORGANISATION INTERNATIONALE DE NORMALISATION, COMITÉ TECHNIQUE ISO.TC 46, INFORMATION ET DOCUMENTATION. (2015). ISO 30302, Information et documentation - Système de gestion des documents d’activité – Lignes directrices de mise en oeuvre. Geneva, Suisse : ISO.
- ORGANISATION INTERNATIONALE DE NORMALISATION, COMITÉ TECHNIQUE ISO.TC 46, INFORMATION ET DOCUMENTATION. (2016). ISO 15489, Information et documentation – Gestion des documents d’activité, partie 1 : concepts et principes. Geneva, Suisse : ISO.
- ROBERGE, M. (2009). La gestion intégrée des documents en format papier et technologiques. Québec, Québec : Éditions Michel Roberge.
- ROBERGE, M. (2016). La gestion intégrée des documents d’activité technologiques et en format papier. Québec, Québec : Éditions Michel Roberge.
- UNIVERSITÉ DU QUÉBEC À MONTRÉAL, SERVICE DES ARCHIVES ET DE GESTION DES DOCUMENTS. (s.d.). Gestion intégrée des documents (GID). Repéré à : https://archives.uqam.ca/gestion-documents-numeriques/presentation-programme.html