Cartes conceptuelles des facteurs critiques à la transition vers des espaces ouverts et flexibles sur la performance et le bien-être

Résumé

Plusieurs organisations songent à reconfigurer leurs espaces de travail dans le but de les optimiser. Alors que les études (Brunia et al., 2016; Dunford et al., 2013; Hoendenvanger et al., 2016) sur les espaces ouverts et flexibles tendent à démontrer des résultats mitigés, il importe de considérer l’expérimentation et la transition vers ces nouveaux espaces de sorte qu’ils répondent au mieux aux besoins des destinataires et à ceux de l’organisation. Un projet pilote a été élaboré à des fins d’expérimentation. Une équipe de soutien a accompagné 15 cohortes d’environ 15 personnes durant deux à trois mois chacune, pendant trois ans. Une recherche-action exploratoire en milieu universitaire a permis de collecter des données qualitatives à partir de rencontres hebdomadaires de suivi, d’un sondage et de témoignages enregistrés. Les cartes conceptuelles (Davies, 2011), créées à partir de 260 extraits de verbatims, illustrent les relations hiérarchiques entre les facteurs critiques et leurs effets psychosociaux. Les résultats montrent trois facteurs critiques et leurs effets. La diversité et la flexibilité des aménagements ont facilité l’adaptation et généré un sentiment de performance accrue en répondant aux besoins de concentration, d’intimité et de travail en équipe. La proximité physique a contribué à augmenter les interactions sociales et l’accessibilité aux collègues et aux gestionnaires, menant à la collaboration et au bien-être psychologique. L’accompagnement en gestion du changement a favorisé la perception de soutien organisationnel et l’appropriation spatiale. Les praticiens en gestion du changement et les décideurs pourraient envisager une période de transition de quelques mois pour l’apprentissage et le suivi des groupes touchés, avant les décisions finales. Les résultats obtenus doivent être contextualisés et pourraient varier en fonction des types de postes. Les effets de ces espaces à long terme et la considération des tâches réalisées lors des journées passées au bureau seraient des pistes d’études intéressantes.

Mots-clés :

• Espaces flexibles,
• Performance,
• Bien-être,
• Cartes conceptuelles

Abstract

Many organizations are considering reconfiguring their workspaces to optimize them. While studies (Brunia et al., 2016; Dunford et al., 2013; Hoendenvanger et al., 2016) on open and flexible spaces tend to show mixed results, it is important to consider experimenting and transitioning to these new spaces so that they best meet the needs of the change recipients and the organization. A pilot project was built for recipients to experiment with new spaces. A support team followed 15 cohorts of about 15 people for two to three months each, over three years. Exploratory action research in a university setting made it possible to collect qualitative data from weekly follow-up meetings, a survey, and videotaped statements. Concept maps created (Davies, 2011) from 260 verbatim excerpts illustrate the hierarchical relationships between critical factors and their psychosocial effects. The results show three critical factors. The diversity and flexibility of the layouts facilitated adaptation and created a sense of increased performance by meeting the needs for focus, privacy, and teamwork. Physical proximity contributed to increased social interaction and accessibility to colleagues and managers, leading to collaboration and a sense of well-being. Change management fostered the perception of organizational support and spatial appropriation. Change management practitioners and leaders might consider a transition period of a few months for learning and monitoring of recipient groups before final decisions are made. The results obtained need to be contextualized and could vary by type of position. The effects of these spaces in the long term and consideration of tasks performed during the days spent in the office would be interesting leads for future studies.

Keywords:

• Flexible spaces,
• Performance,
• Well-being,
• Conceptual maps