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Introduction

Une session parlementaire est composée d’une quantité considérable d’interventions de la part des parlementaires et s’y retrouver n’est pas toujours tâche aisée. Heureusement, pour accéder à une information précise comme la date de présentation d’un projet de loi ou encore l’intégrale d’un débat enflammé entre un député et un ministre sur un sujet d’actualité, il existe un outil qui répertorie l’essentiel des délibérations des parlementaires, l’Index du Journal des débats[1]. Bien qu’il ait pris des formes différentes depuis sa création en 1964, son objectif est demeuré le même : assurer l’accès à l’information contenue dans le Journal des débats. Voici un aperçu de cet outil de recherche unique.

Historique

Il y a tout près de 60 ans, au moment où la publication régulière du Journal des débats de l’Assemblée nationale débutait, une équipe responsable de son indexation était mise en place. L’Index du Journal des débats est alors créé et devient rapidement un outil essentiel au travail des parlementaires et des chercheurs. À ses débuts, soit de 1964 à 1986, l’indexation des séances parlementaires se fait selon deux sections : les participants (députés) et les sujets. Les données transcrites sur des fiches dactylographiées sont ensuite regroupées puis éditées en ordre alphabétique à chaque fin de session. Dans les années 1970, deux outils sont créés pour guider l’indexeur dans son travail et ainsi garantir une uniformité dans l’index. Le premier est un manuel regroupant les procédures de travail. Le deuxième est un outil de vocabulaire contrôlé, le thésaurus[2], formé de deux listes d’autorité : l’une pour les descripteurs génériques et l’autre pour les descripteurs spécifiques. Vers le milieu des années 1980, l’augmentation rapide du nombre de pages de débats à analyser et l’avènement de l’informatique amènent leur lot de réflexions au sein de l’équipe responsable de l’indexation du Journal des débats. En raison de la croissance constante de l’information et pour faciliter le travail de l’utilisateur, il est décidé, en 1986, d’ajouter deux sections à l’index, soit celles des commissions parlementaires et des projets de loi. Du côté des technologies, c’est en 1988 que les premiers ordinateurs sont utilisés par l’équipe de l’indexation. Le logiciel de traitement de texte WordPerfect est dès lors préconisé pour la saisie des données. Ce n’est que quelques années plus tard que des logiciels commerciaux conçus spécifiquement pour l’indexation sont acquis. C’est ainsi que l’équipe responsable de l’indexation commence à utiliser Cindex, logiciel de gestion des index, et TCS, logiciel de gestion du thésaurus. À ce jour, Cindex est encore utilisé alors que TCS a été remplacé par MultiTes en 1998. La fin des années 90 est marquée par le début de la diffusion de l’Index du Journal des débats sur le site Web de l’Assemblée nationale. À cette époque, l’index de la session parlementaire précédente et celle en cours sont les seuls disponibles (Buteau, 2015). Aujourd’hui, tous les index sont accessibles sur le Web[3] et il est possible d’y rechercher de l’information concernant les sujets discutés lors des séances parlementaires, les participants et leurs interventions, les étapes de cheminement des projets de loi et l’évolution des travaux des commissions parlementaires.

Chaîne de travail

Lorsque les parlementaires entrent au salon Bleu[4] ou dans l’une des quatre salles de commissions de l’Assemblée nationale, toutes leurs délibérations, à l’exception des séances de travail à huis clos, sont enregistrées puis retranscrites intégralement dans le Journal des débats. En période de travaux parlementaires, le salon Bleu et les salles de commissions sont généralement occupés simultanément. Un ordre de priorité a donc été établi pour la diffusion et la transcription des débats. Les séances de l’Assemblée nationale ont préséance sur les travaux des commissions, ainsi que sur les conférences et points de presse qui sont également retranscrits. Depuis 2022, l’équipe de la transcription du Journal des débats a recours à un logiciel de reconnaissance vocale, ce qui permet un accès plus rapide à une version préliminaire des débats. Cette première version, disponible en ligne, est ensuite relue et corrigée avant de devenir une version finale. Cette dernière est mise en pages et imprimée pour former ce qu’on appelle communément un cahier ou un fascicule.

Tous les cahiers des séances de l’Assemblée nationale sont regroupés ensemble, avec une pagination continue pour chaque session parlementaire. À titre d’exemple, depuis le début de la nouvelle législature en novembre 2022 jusqu’à l’ajournement des travaux en juin 2023, on compte déjà 55 cahiers de débats de l’Assemblée nationale. À ce nombre s’ajouteront les cahiers des 185 séances de commissions parlementaires qui ont eu lieu pendant la même période, et la session n’est pas terminée ! Lorsque la session sera prorogée et que tous les cahiers seront indexés, l’index cumulatif pourra être publié. Le plus récent index publié, celui de la 41e législature (2014-2018), est divisé en 5 volumes pour un total de 2485 pages. Il n’est pas exagéré de dire qu’il s’agit d’un travail colossal.

L’équipe de l’indexation

Bien sûr, le travail d’indexation se fait en continu, suivant le flot de publications des cahiers. Dès qu’un cahier est disponible, l’information contenue y est représentée sous forme de rubriques, qui sont associées aux pages en question. Ces données sont saisies dans Cindex et des mises à jour de l’index Web sont effectuées périodiquement, afin de permettre un accès plus rapide au contenu des délibérations des parlementaires. La même information se retrouve donc dans un premier temps dans l’index Web, puis dans l’index imprimé qui est publié après la fin de la session parlementaire.

Trois employées participent activement à la réalisation de l’Index du Journal des débats : une bibliothécaire, une technicienne en documentation et une agente de bureau. La bibliothécaire est responsable de l’indexation des séances en Chambre et des séances en commissions lors de l’étude des crédits budgétaires, en plus de veiller à la gestion du thésaurus, des différents outils technologiques ainsi que de la publication de l’Index en version électronique et imprimée. La technicienne en documentation effectue l’indexation des séances en commissions parlementaires et des documents déposés en Chambre. L’agente de bureau conclut le travail par la saisie des données dans le logiciel de production des index.

Composantes de l’Index

L’Index du Journal des débats permet de repérer l’information concernant, entre autres, les déclarations de députés, l’étude des projets de loi, les échanges lors de la période des questions et réponses orales, les motions présentées par les députés ainsi que les documents déposés en Chambre. Pour faciliter l’accès à l’information, l’index est composé de six facettes : les sujets, les participants, les projets de loi, les commissions, les mémoires et les témoignages.

  1. L’index des sujets. Il répertorie tout sujet d’importance mentionné lors des débats en Chambre ou lors des séances des commissions parlementaires.

Composé autant de noms communs que de noms propres, il s’agit de l’index le plus volumineux. Le recours à un thésaurus maison, disponible sur le site de l’Assemblée nationale[5], permet une uniformité au niveau de l’indexation des noms communs. La consultation de sites de référence permet quant à elle de maintenir une uniformité au niveau des noms propres : Commission de toponymie du Québec, Registraire des entreprises du Québec, etc. L’information y est inscrite sous forme de rubriques, constituées de vedettes principales et de sous-vedettes. Ces vedettes et sous-vedettes sont ensuite inversées afin de permettre l’accès aux différents descripteurs ou expressions qui composent la rubrique. Dans le cas d’une intervention portant sur la réforme des services de santé et services sociaux, l’accès se fait aussi bien à « Réforme » qu’à « Services de santé et services sociaux ». À l’inverse, certains descripteurs ou sous-vedettes ne sont jamais mis en accès, par le peu de sens qu’ils possèdent employés seuls et faisant donc partie de la catégorie des mots outils (accès, comparaison, élaboration, mise en oeuvre, etc.). Fait également partie de certaines rubriques le cadre dans lequel les interventions ont lieu (déclaration de député, motion sans préavis, débat de fin de séance, etc.).

Tableau 1

Une rubrique tirée de l’index des sujets

Une rubrique tirée de l’index des sujets

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  1. L’index des participants. Il donne accès à chacune des interventions des députés et des ministres, que ce soit lors des séances de l’Assemblée ou lors des séances des commissions parlementaires.

Les rubriques créées dans l’index des sujets y sont reprises et placées sous le nom du député. Ainsi, pour un député qui dépose un extrait de pétition réclamant un meilleur accès aux cliniques de désensibilisation aux allergies alimentaires, on obtient la rubrique suivante :

Tableau 2

Une rubrique tirée de l’index des participants

Une rubrique tirée de l’index des participants

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  1. L’index des projets de loi. Il résume le cheminement des projets de loi, de leur présentation en Chambre jusqu’à leur adoption, en passant par leur étude en commission parlementaire. L’accès est fait au numéro attribué au projet de loi, suivi de son intitulé officiel. S’y retrouvent ensuite les différentes étapes de son cheminement.

Tableau 3

Une rubrique tirée de l’index des projets de loi

Une rubrique tirée de l’index des projets de loi

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  1. L’index des commissions parlementaires. Il liste les commissions permanentes ou spéciales qui ont tenu des travaux et présente les différentes étapes de leur processus d’étude. Cet index permet le regroupement des sujets abordés lors d’une commission, selon les différents travaux effectués (audition, audition publique, crédits budgétaires, etc.)

Tableau 4

Une rubrique tirée de l’index des commissions parlementaires

Une rubrique tirée de l’index des commissions parlementaires

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  1. L’index des mémoires. Il énumère les personnes et organismes ayant déposé un mémoire lors d’une commission parlementaire.

  2. L’index des témoignages. Il énumère toutes les personnes, autres que les députés et les ministres, ayant pris la parole lors d’une commission parlementaire ou d’une commission plénière.

L’un des grands défis du travail d’indexation du Journal des débats est d’assurer une constance et une uniformité des rubriques au sein d’un même index, mais également entre les index des différentes législatures. Certains sujets sont intemporels, certains reviennent périodiquement, et d’autres entraînent des débats qui perdurent sur plusieurs sessions parlementaires. Le travail d’indexation peut laisser place à une certaine subjectivité et des rubriques différentes peuvent parfois très bien représenter un même sujet. Néanmoins, la force d’un bon index réside dans sa cohérence et il est donc essentiel de regrouper ensemble les éléments qui font référence au même sujet en utilisant des rubriques similaires. Le travail de l’indexeur comprend donc également une partie de recherche dans l’index en cours et ceux passés. Dans le cas d’un sujet très populaire, l’ajout de sous-vedettes peut se révéler fort utile. Par exemple, dans le cas des nombreuses discussions entourant le projet de troisième lien entre Québec et Lévis, l’ajout de sous-vedettes permet d’orienter l’usager lors de la recherche : est-il question du coût associé, des études en lien avec le projet, des types de transport envisagés, de l’impact environnemental du projet, etc. ?

Enfin, lorsqu’une session et prorogée et le travail d’indexation terminé, un travail de relecture et de corrections est nécessaire avant la publication de l’index cumulatif.

Les outils

L’Index du Journal des débats est en constante évolution depuis ses débuts et un long chemin a été parcouru depuis l’indexation sur des fiches dactylographiées jusqu’à son accès sur le site Web de l’Assemblée nationale. L’utilisation des technologies pour la gestion des index est essentielle à son bon fonctionnement. Les principaux outils utilisés pour l’indexation du Journal des débats sont les suivants :

Cindex est un logiciel commercial utilisé par les professionnels de l’information pour produire des index. Il permet, principalement, la saisie de données, le tri des entrées et la gestion des renvois. Il automatise un certain nombre d’opérations et facilite l’édition ainsi que la diffusion des index. Ce sont les données qui se trouvent dans les fichiers de Cindex qui constituent les différentes composantes de l’index présentées sur le site Web de l’Assemblée nationale.

MultiTes est un gestionnaire de thésaurus permettant l’utilisation d’un vocabulaire contrôlé, et la diffusion de son contenu directement sur le site Web de l’Assemblée nationale. Le thésaurus de l’Index du Journal des débats contient plus de 5400 termes reliés au domaine parlementaire et à l’actualité politique. Les termes, aussi appelés descripteurs, contenus dans le thésaurus sont organisés et unis entre eux par différents types de relations : hiérarchiques, associatives ou d’équivalence. Ces différentes relations entre les descripteurs permettent l’uniformisation de l’indexation et facilitent le repérage de l’information lors de recherches par l’indexeur ou par l’usager. Le thésaurus est mis à jour régulièrement, soit par l’ajout de descripteurs, de notes d’application et de relations sémantiques, ou par le remplacement de termes qui ne sont plus utilisés dans le langage courant[6]. Depuis les débuts de l’Index du Journal des débats, de nombreux concepts ont évolué et ont donc dû être remplacés au fil du temps. Par exemple, le descripteur « femme battue » a été remplacé par « femme victime de violence conjugale », tout comme « personne en situation d’itinérance » a remplacé « sans-abri ». Parmi les concepts ajoutés récemment, on retrouve notamment « composés perfluorés », « cyberviolence » ou encore « ultramarathon ».

IndexJD est un logiciel développé par l’équipe informatique de l’Assemblée nationale. Il permet de faire le lien entre Cindex et le site Web de l’Assemblée nationale dans le but de rendre l’information disponible aux usagers.

Les défis

Les défis sont nombreux pour l’équipe de l’indexation du Journal des débats. Le développement des outils informatiques est l’enjeu principal : les différents logiciels utilisés ne sont pas toujours actuels et les mises à jour se font plutôt rares. Des outils performants mis à jour en continu sont primordiaux au bon fonctionnement de l’index, et ce, de l’étape de la saisie dans Cindex jusqu’à celle de la mise en ligne. En 2022, après des discussions avec certaines bibliothèques parlementaires provinciales, dont celles de l’Ontario et de la Colombie-Britannique, force est de constater que les pratiques de travail et les embûches rencontrées sont très similaires. Les autres équipes d’indexation des débats (Hansard, en anglais) utilisent également le logiciel Cindex pour la création des index. Malheureusement, ce logiciel n’est pas muni d’un outil intégré permettant la publication sur le Web. Chaque équipe possède donc un outil supplémentaire, développé et entretenu par les équipes informatiques locales. Cette manière de fonctionner entraîne parfois des problèmes au niveau des mises à jour, particulièrement pour les équipes du Québec et de l’Ontario. Quant au thésaurus utilisé, seule l’Assemblée nationale du Québec en permet la consultation sur le Web, les autres assemblées législatives n’en faisant pas la publication. Cette spécificité permet, entre autres, de faciliter la recherche pour l’usager.

L’évolution des technologies constitue aussi un défi auquel l’équipe devra faire face. Est-ce que nos logiciels, outils et procédures sont toujours adaptés à nos besoins ? À l’époque où l’accès en ligne était le nouvel incontournable, l’équipe de l’indexation a réussi à s’adapter en y rendant accessible l’information, tout en maintenant la forme de la publication sur papier. Mais vingt ans plus tard, l’équipe est confrontée à une remise en question des méthodes de travail et de l’accès à l’information. La plupart des usagers consultent aujourd’hui le Journal des débats et son Index dans leurs versions Web, ce dernier comptant à lui seul en moyenne 60 000 consultations par année. Bien qu’aucune décision n’ait encore été prise à cet effet, il est légitime de croire que la publication sur papier vienne à disparaître dans un avenir rapproché. Les réflexions concernant la révision des méthodes de travail sont entamées. Une indexation à même la version HTML du Journal des débats, en utilisant les marqueurs d’heure comme indicateur de référence, serait la prochaine étape logique vers l’amélioration des pratiques. Dans ce contexte, est-ce que l’indexation par rubriques demeure pertinente, ou est-ce qu’une indexation par mots-clés ne serait-elle pas plus adaptée ? Il faudra également réfléchir à la présentation de l’information afin d’assurer une expérience conviviale pour l’utilisateur.

Enfin, l’intelligence artificielle continuera de se développer dans les prochaines années et elle nous amènera, sans aucun doute, à modifier de nouveau nos procédures de travail. Est-ce qu’une partie du travail d’indexation pourra être automatisée ? Il sera nécessaire de se pencher sur la question et de réfléchir à ce que l’IA pourrait apporter à l’Index du Journal des débats. Ainsi, les prochaines années seront riches en réflexion pour l’équipe de l’indexation du Journal des débats.

Conclusion

En 2024, l’Index du Journal des débats aura 60 ans. Le chemin parcouru depuis sa création a été jalonné par les développements technologiques et l’ajout d’outils permettant de le perfectionner et de diffuser son contenu à un plus large public. Suivant l’évolution des activités de l’Assemblée nationale, l’Index du Journal des débats s’est étoffé, reflétant les multiples facettes du travail parlementaire. Si l’Index est parvenu à conserver sa pertinence au fil du temps, c’est qu’il a réussi à faire face aussi bien au développement des travaux parlementaires qu’aux changements technologiques au sein de la société. L’Index sera assurément soumis à de nouvelles modifications au cours des prochaines années. Il sera alors primordial d’innover, de remettre en question les façons de faire actuelles et de s’arrimer aux nouvelles tendances en recherche d’information, afin d’assurer sa légitimité tout en mettant en valeur son caractère unique.