Portrait des activités d’accueil et de promotion des services dans les bibliothèques parlementaires canadiennes

Ménard, Carolyne; Blandford, Alieda; Boily-Bernal, Mirabelle; Côté, François; Gaudet, Kathleen; Giese, Michelle; Hyde, Andrea; Reddin, Ryan; Smith, Erica

doi:https://doi.org/10.7202/1107974ar

Introduction

L’accueil d’une nouvelle législature est un événement d’une importance capitale pour les bibliothèques parlementaires. Étant donné que leurs clientèles politiques se modifient – selon une amplitude variable – à la suite de chaque élection, il est primordial pour ces institutions de promouvoir leurs services dans le cadre de l’accueil d’une nouvelle députation (Young, 2006). Qui plus est, les parlementaires ignorent souvent l’étendue des services offerts par les bibliothèques parlementaires et leur grande utilité dans leur travail quotidien ; les activités d’accueil et de promotion servent en ce sens à les convaincre des gains qu’ils peuvent tirer de ces services et produits sur mesure (Whitmell & Goodyear, 2020). Elles permettent également de réitérer l’engagement des bibliothèques parlementaires envers le processus démocratique par la livraison de services d’information et de recherche non partisans et confidentiels. Cet article fournit un survol des initiatives entreprises par les bibliothèques parlementaires canadiennes[1] lors de l’accueil d’une nouvelle législature dans leur parlement et des activités de promotion utilisées afin de faire connaître leurs services à la nouvelle députation et au nouveau personnel politique.

Méthodologie

À l’exception de la Bibliothèque de l’Assemblée nationale du Québec, les informations relatives à la réalité de chaque bibliothèque parlementaire canadienne furent recueillies par l’entremise de la liste de diffusion de l’Association des bibliothèques parlementaires du Canada (ABPAC)[2]. Créée en 1975, l’ABPAC vise à faciliter la communication et les interactions entre ses membres ainsi qu’à favoriser l’échange d’information, de pratiques et de connaissances sur des réalités communes aux bibliothèques parlementaires. La liste de diffusion de l’ABPAC permet de questionner par courriel les bibliothèques parlementaires canadiennes sur différents aspects de leur travail. Dans cette optique, à l’été 2023, un courriel fut envoyé via cette liste de diffusion afin de demander aux bibliothèques parlementaires une description de leurs actions et initiatives entreprises lors de l’accueil de la législature la plus récente dans leur juridiction ainsi qu’une description des activités de promotion utilisées pour faire connaître leurs services, le cas échéant. La liste de diffusion de l’ABPAC ne suit pas un format pré-établi ni un modèle obligatoire ; les bibliothèques parlementaires ont bénéficié d’une entière liberté quant au format de leurs réponses fournies. L’objectif était ainsi de favoriser l’obtention d’un plus grand nombre de réponses dans un contexte où la charge de travail des bibliothécaires parlementaires se composent en grande partie de demandes urgentes aux délais serrés en provenance de clients parlementaires. Si le taux de réponse fourni fut excellent, le principal inconvénient de cette méthode se réflète dans les différences d’exhaustivité des descriptions fournies par les bibliothèques. Toutefois, il importe aussi de souligner que les bibliothèques parlementaires sont diverses, de tailles variées, en possession de ressources différentes et confrontées à des pratiques organisationnelles distinctes. En ce sens, elles ne possèdent ni le même personnel dédié aux activités de promotion, ni les mêmes ressources budgétaires allouées aux activités d’accueil des législatures, ni la même ouverture de l’administration parlementaire quant à leur contact auprès des secteurs politiques. Enfin, si la majorité des bibliothèques parlementaires prévoient des actions pour présenter et promouvoir leurs services auprès des clientèles parlementaires, elles ne colligent pas forcément toutes des données sur les retombées de ces actions, ce qui explique l’inconstance de cet aspect parmi les réponses obtenues.

Bibliothèque du Parlement du Canada

Les parlementaires fédéraux nouvellement élus connaissent très peu la Bibliothèque du Parlement et ses services, particulièrement en ce qui concerne la façon dont cette institution peut appuyer leurs rôles en Chambre, en comité et dans leurs régions ou circonscriptions. Qui plus est, les parlementaires sont inondés d’information lorsqu’ils sont nommés ou élus pour la première fois. C’est pourquoi la Bibliothèque organise des activités pour promouvoir ses produits et services auprès des parlementaires après des élections générales fédérales afin de les aider à se familiariser avec leurs nouveaux rôles. Il a été démontré que la connaissance et l’expérience des produits et des services de la Bibliothèque chez les nouveaux parlementaires et leur personnel tôt durant la législature contribuent à une demande accrue et à une utilisation plus efficace de la Bibliothèque (Lank, 2020). Dans cette optique, le programme d’orientation de la Bibliothèque permet d’établir des relations de travail continues et productives avec les sénateurs et les députés, en particulier ceux qui sont nouveaux au parlement. De plus, ce programme aide la Bibliothèque à produire de meilleurs produits et services pour ses utilisateurs et renforce la collaboration entre les membres du personnel de la Bibliothèque.

La planification des activités d’orientation pour un nouveau parlement fait appel à de nombreuses ressources et entraîne des répercussions importantes sur la réputation et l’intégrité opérationnelle de la Bibliothèque tout au long de la vie du Parlement. La Bibliothèque collabore étroitement avec l’Administration de la Chambre des Communes pour l’orientation des députés. En bref, le programme d’orientation de la Bibliothèque vise les objectifs suivants :

Accueillir les parlementaires et leur personnel au parlement ;
Appuyer les parlementaires et leur personnel dans leur transition vers la nouvelle législature ;
Promouvoir les produits et services de la Bibliothèque auprès des parlementaires et de leur personnel ;
Faire participer le personnel de la Bibliothèque au programme ;
Contribuer à la réputation publique de la Bibliothèque du Parlement.

Toutes les équipes de la Bibliothèque ont participé à l’élaboration du programme d’orientation. Pandémie oblige, la Bibliothèque du Parlement a offert la majeure partie du programme en ligne en tirant parti au maximum des technologies et des communications numériques, notamment en lançant une version remaniée du site intranet destiné à la clientèle parlementaire, auquel nous avons également donné une nouvelle image. Le programme d’orientation comprenait des communications améliorées avec les parlementaires, l’actualisation du profil des parlementaires nouvellement élus ou sortants dans notre base de données publique Parlinfo[3] et la création de À propos du Parlement, une série de publications sur le fonctionnement du système parlementaire canadien et sur la transition d’une législature à la suivante. La Bibliothèque a également offert des visites guidées des édifices parlementaires en personne pour les nouveaux députés. Des membres du personnel de la Bibliothèque ont aussi contribué à des séances d’information sur la procédure parlementaire et le travail en comité organisées par l’Administration de la Chambre des communes.

Parties intégrantes du programme d’orientation de la Bibliothèque, les ambassadeurs de l’institution ont offert aux nouveaux députés une séance d’information sur l’institution. Les ambassadeurs sont des membres du personnel de la Bibliothèque qui offrent aux parlementaires et à leur personnel des séances d’information personnalisées dans le cadre du programme d’orientation qui suit chaque élection fédérale, sur demande et de façon cyclique tout au long d’une législature. Au cours de la 44^e législature, les ambassadeurs ont offert à la fois des séances en ligne et des séances en personne sur les produits et services de la Bibliothèque, de sorte que la portée du programme s’en est trouvée bonifiée puisqu’ils ont ainsi pu rencontrer non seulement les personnes qui travaillent sur place dans la Cité parlementaire, mais également celles qui travaillent à distance, en région ou dans les bureaux de circonscription. D’octobre 2021 à juin 2023, les 26 ambassadeurs de la Bibliothèque ont donné 187 séances d’information, touchant 945 personnes, dont des parlementaires et un grand nombre d’employés en circonscription (Lank, 2022). Le travail des ambassadeurs continue après la fin de la période d’orientation formelle et pour toute la durée de la législature. Selon un sondage réalisé auprès des participants, 100 % des répondants recommanderaient à leurs collègues d’assister à une séance d’information offerte par nos ambassadeurs.

Bibliothèque de l’Assemblée législative de l’Alberta

Comme les dernières élections générales de l’Alberta ont eu lieu le 29 mai 2023, la Bibliothèque de l’Assemblée législative albertaine réalise présentement l’accueil de sa nouvelle législature. Plusieurs actions ont été entreprises jusqu’à maintenant. Le Bureau de l’Assemblée législative a organisé une séance d’orientation de deux jours à l’intention des nouveaux députés élus. L’inscription à l’événement a eu lieu dans la Bibliothèque avec des rafraîchissements légers. Lors de l’inscription, chaque nouveau député élu a reçu un porte-documents contenant de la documentation sur la Bibliothèque, notamment :

Un document d’une page sur les ressources pédagogiques relatives à la démocratie parlementaire et à la structure du gouvernement. Ce document avait été rédigé par le personnel de la Bibliothèque, affichait la signature visuelle de l’institution et invitait le nouveau député élu à contacter la Bibliothèque pour de plus amples informations ;
Un formulaire d’informations biographiques à remplir par le nouveau député élu afin que les services de communication puissent rédiger sa biographie pour le site Web public de l’Assemblée. Le formulaire précise que la Bibliothèque recueille et conserve ces informations, qui sont également utilisées pour partager des données globales sur l’Assemblée législative (telles que l’âge moyen, les langues parlées ou les professions des députés) ;
Un programme d’orientation comprenant une description et les coordonnées de chacune des directions de l’Assemblée législative, y compris celles de la Bibliothèque.

La Bibliothèque fut également représentée dans une vidéo du greffier présentant le Bureau de l’Assemblée législative. Cette vidéo a été diffusée le premier jour de l’orientation et reste disponible sur le site intranet. Qui plus est, une foire d’information a été organisée en après-midi lors des deux jours d’orientation ; le personnel de la Bibliothèque y était présent et s’est entretenu directement avec les députés élus sur les services de l’institution.

Par ailleurs, un courriel de suivi a été envoyé à tous les députés à partir de l’adresse électronique générale de la Bibliothèque, et incluait un résumé des services de la Bibliothèque et des liens vers des ressources en ligne. La semaine suivante, le président de la Chambre a diffusé un bulletin d’information par courriel à tous les députés et au personnel des circonscriptions, compilé par les services de communication. Une publicité pour les services de la Bibliothèque y était incluse, avec des liens vers des ressources en ligne et un lien pour réserver une séance d’orientation à la Bibliothèque.

Enfin, un séminaire de deux jours pour le personnel de circonscription fut organisé par le Bureau de l’Assemblée législative. Une réception eut lieu dans la Bibliothèque à la fin de la première journée afin que le personnel puisse visiter l’endroit. Une foire d’information similaire à celle organisée pour l’orientation des nouveaux députés fut aussi organisée, durant laquelle les profils des circonscriptions furent particulièrement mis en valeur. Les profils des circonscriptions sont une ressource en ligne développée par la Bibliothèque pour les députés afin de fournir des données actuelles et historiques sur les circonscriptions électorales, leurs députés et l’électorat. Cette ressource ne fut pas créée en raison de l’arrivée d’une nouvelle législature, mais le personnel de la Bibliothèque la met de l’avant lorsqu’il s’entretient avec les députés vu sa pertinence et sa popularité. Les députés s’y reconnaissent et y trouvent des ressources utiles pour rédiger leur discours inaugural, tels que des exemples de discours de leurs prédécesseurs.

Bibliothèque de l’Assemblée législative de la Colombie-Britannique

En Colombie-Britannique, le Bureau du greffier de l’Assemblée législative a la responsabilité d’organiser des journées « Portes ouvertes » et des présentations sur la plateforme Microsoft Teams pour les nouveaux députés. Des séances d’orientation sont également organisées afin de présenter les services offerts aux députés et de les aider à utiliser leurs nouvelles ressources[4]. Toutes les directions de l’Assemblée législative, y compris la Bibliothèque, sont invitées à participer.

Dès 2015, la Bibliothèque a défini dans ses orientations stratégiques la nécessité de se doter d’une stratégie de promotion et de sensibilisation de ses services (Legislative Assembly of British Columbia, 2015). Ainsi, bien qu’elle ne soit pas impliquée directement dans l’organisation des journées d’accueil et des séances d’orientation du parlement, la Bibliothèque de l’Assemblée législative de la Colombie-Britannique mène de son côté diverses activités de sensibilisation pour orienter les nouveaux députés et leur personnel, et pour leur faire connaître ses services :

Envoi par courrier aux bureaux de circonscription d’une trousse d’orientation intitulée Asked, Answered présentant des informations sur les services de la Bibliothèque ;
Appels téléphoniques aux bureaux de circonscription pour informer le personnel de ses services ;
Au fil de la législature, envoi de courriels de suivi au personnel des bureaux de circonscription ;
Organisation d’une journée « Portes ouvertes » à la Bibliothèque pour accueillir les nouveaux députés et leur personnel ;
Présentation aux députés et à leur personnel des services de la Bibliothèque via Microsoft Teams.

Bibliothèque de l’Assemblée législative de l’Île-du-Prince-Édouard

À l’Île-du-Prince-Édouard, le personnel de la Bibliothèque a participé au programme d’orientation générale pour les nouveaux députés qui a eu lieu en mai 2023 après les élections générales du 3 avril. Le personnel a réalisé une présentation des services de la Bibliothèque et a répondu aux questions des députés présents. Cette présentation s’inscrivait dans le cadre d’une session sur les services offerts aux députés par l’Assemblée, qui comprenait des présentations similaires sur des sujets tels que la recherche, la rédaction de projets de loi, les finances et les dépenses des députés, ainsi que les relations avec les médias. Les efforts d’orientation des nouveaux membres lors des législatures précédentes ont été similaires.

Bibliothèque de l’Assemblée législative du Manitoba

La Bibliothèque de l’Assemblée législative du Manitoba envoie aux nouveaux députés une trousse d’accueil qui contient une carte de bibliothèque, de l’information sur la Bibliothèque et ses services (voir figure 1), ainsi qu’une copie de la dernière Liste mensuelle des publications du gouvernement du Manitoba[5] et de la Sélection de nouveaux titres[6].

Lors de l’arrivée de la plus récente législature en 2019, la Bibliothèque a participé pour la première fois à une session d’orientation organisée par le Bureau du greffier pour les nouveaux députés et les Hauts fonctionnaires indépendants [7]de l’Assemblée législative. Deux employés de la Bibliothèque ont rencontré les nouveaux députés et leur ont remis des trousses d’accueil de la Bibliothèque. Ils ont également apporté quelques documents pour présenter un aperçu des collections de l’institution. Cette initiative sera répétée, et la participation de la Bibliothèque à cette session d’orientation reconduite, à l’arrivée de la nouvelle législature à l’automne 2023.

Bibliothèque de l’Assemblée législative du Nouveau-Brunswick

Au Nouveau-Brunswick, le bibliothécaire législatif principal participe aux présentations destinées aux députés nouvellement élus, à l’instar des autres directions de l’Assemblée législative (les ressources humaines, la traduction des débats, la transcription des débats, etc.). Le bibliothécaire législatif dispose d’une dizaine de minutes pour présenter un bref historique de la Bibliothèque et distribuer une brochure d’information, conçue pour les députés. Il s’agit d’un livret bilingue en couleur de 18 pages intitulé Bibliothèque de l’Assemblée législative du Nouveau-Brunswick - Introduction aux services, qui présente les services et les collections, ainsi que des directives sur la façon d’effectuer des recherches dans le catalogue et d’utiliser les collections électroniques. Il contient également les coordonnées de tous les membres du personnel de la Bibliothèque (voir figure 2).

En outre, tous les nouveaux membres sont automatiquement inscrits dans le système intégré de gestion de la Bibliothèque (SIGB) et reçoivent une carte de bibliothèque ainsi que la plus récente copie papier de notre liste d’acquisitions choisies. Par ailleurs, chaque fois qu’un nouveau membre du gouvernement ou de l’opposition est embauché, il est invité à visiter la Bibliothèque et à participer à une séance de formation sur la recherche de documents législatifs.

Bibliothèque de l’Assemblée législative de l’Ontario

La Bibliothèque de l’Assemblée législative de l’Ontario a mis en place plusieurs initiatives de promotion de ses services lors de l’arrivée de sa 42^e et 43^e législatures.

Foire d’orientation

À partir de la 42^e législature, la Bibliothèque de l’Assemblée législative de l’Ontario a commencé à prêter ses locaux pour accueillir la foire d’orientation pour les nouveaux membres du Parlement provincial de l’Ontario. Au cours de cette foire, chaque direction de l’Assemblée législative installe une table dans la bibliothèque, avec représentants de la direction et du matériel promotionnel. La Bibliothèque occupe une table garnie de brochures et de signets contenant ses coordonnées et de brèves explications sur les services offerts, ainsi que des copies imprimées de sa série de documents de recherche sur les aperçus législatifs. Cette foire est une excellente occasion d’accueillir les nouveaux députés et de les familiariser avec l’espace de la Bibliothèque dès le début de leur carrière parlementaire.

Projet E43

Le matin suivant les élections générales de juin 2022, l’équipe E43 a lancé un guide de recherche sur les députés élus de la 43e législature. Hébergé dans LibGuides et tirant parti d’un ensemble de données développé au cours de la période électorale, le guide présentait des photos, des informations biographiques et des informations sur les circonscriptions. Peu après, en utilisant le même ensemble de données, un outil interactif a été créé à l’aide de Power BI (voir figure 3). Les deux outils ont été utilisés pour familiariser le personnel de l’Assemblée avec les députés nouvellement élus.

Figure 2

**Brochure d’information de la Bibliothèque de l’Assemblée législative du Nouveau-Brunswick**

Figure 3

**Aperçu de l’interface du projet E43 dans Microsoft PowerBI**

Projet de démarchage téléphonique

L’équipe chargée de la promotion a lancé le projet inaugural « Cold Calling » le 14 juillet 2022. Il a été demandé à tous les membres du personnel de la Bibliothèque d’appeler les bureaux des nouveaux députés et les bureaux des députés déjà élus qui n’avaient pas fait appel aux services de la Bibliothèque au cours de la législature précédente. Pour soutenir ce travail, l’équipe a élaboré de la documentation et du matériel de formation. La documentation comprenait des lignes directrices détaillées sur les objectifs de l’initiative, un script pour les appels au personnel de Queen’s Park et au personnel de la circonscription, ainsi qu’un calendrier d’orientation. Un courriel de bienvenue a été créé pour envoi au personnel après chaque appel. Il contenait des exemples de demandes fictives pour illustrer ce que la Bibliothèque pouvait fournir. Le projet a été couronné de succès : sur les 22 bureaux qui ont reçu des appels, 10 ont réservé des séances d’orientation à la Bibliothèque. À ce jour, les vingt-deux bureaux de députés qui ont reçu des appels ont généré 392 demandes de recherche. La Bibliothèque prévoit de poursuivre le projet tout au long de l’année 2023, en ciblant à nouveau les bureaux des députés qui n’ont pas fait appel aux services de la Bibliothèque au cours de la présente législature.

Accès des députés aux bulletins d’information de la Bibliothèque

Après les élections, la Bibliothèque a ajouté tous les députés provinciaux nouvellement élus et réélus à sa liste de distribution afin qu’ils reçoivent les bulletins d’information quotidiens (Toronto Press Today et Provincial Press Plus) directement dans leur boîte aux lettres électronique. Les députés ont la possibilité d’ajouter d’autres membres du personnel ou de se désabonner s’ils le souhaitent.

Bibliothèque de l’Assemblée nationale du Québec

L’arrivée de la 43^e législature a mené la Bibliothèque à revoir le contenu de la présentation de ses services qu’elle effectuait lors de l’accueil des nouvelles législatures. Des changements furent apportés aux techniques de communication utilisées ; au lieu de prévoir une longue présentation qui décrit de manière impersonnelle les services offerts, l’architecture et l’histoire de l’institution, la Bibliothèque a misé sur un format concis et concret, dont le contenu était directement ancré dans les réalités vécues par les parlementaires. Le contenu présentait aussi un point d’accès unique aux services de la Bibliothèque (via une adresse courriel, un lieu physique et un numéro de téléphone), plutôt que de présenter en détails les quatre équipes composant la Bibliothèque. De plus, comme la promotion est un processus cyclique qui doit continuellement être maintenu en marche et révisé (Fraser-Arnott, 2020), la Bibliothèque s’est dotée d’un plan de promotion qui comprend des actions ciblant le secteur politique pour l’ensemble de la durée de la 43^e législature (2022-2026). Ce plan comprend des actions en continu, des actions récurrentes et des campagnes ponctuelles.

Journées d’accueil des parlementaires et du personnel politique

Pour une première fois, l’Assemblée nationale a prévu deux journées d’accueil destinées aux parlementaires et deux journées d’accueil destinées au personnel politique dans le cadre de l’arrivée de la 43^e législature. Ces quatre journées étaient constituées d’un parcours dynamique où chaque direction de l’Assemblée nationale avait l’occasion de présenter son offre de services au secteur politique (voir figure 4). La Bibliothèque a misé sur une présentation courte et frappante, où des mises en situation permettaient de montrer clairement aux députés la plus-value de la Bibliothèque. Il était extrêmement important de réitérer la valeur et la pertinence de la Bibliothèque au coeur de cette communication stratégique :

if Googlipedia and the library are seen as alternative sources for the same basic product then (1) we are precisely in a commodity market which drives our value down (2) our perceived value bears little relation to our absolute value because the extra we appear to give is not very high (3) if the client does not believe that our information will give something extra, then they may never even try our service to find out the truth (4) we are competing against ‘free’. In as far as Members and their staff see information as a commodity then the library will be undervalued and under-used.
Watt, 2013

L’économie de temps, la sauvegarde de ressources et l’expertise du personnel furent par conséquent mises de l’avant comme principales raisons d’utiliser les services de la Bibliothèque. L’accent fut également mis sur la confidentialité du travail effectué, la courtoisie et la discrétion du personnel. Parmi l’entiéreté des directions impliquées, la Bibliothèque a récolté des commentaires élogieux de la part des participants aux journées d’accueil. L’Assemblée compte maintenant répéter cette formule à chaque année pour permettre au nouveau personnel, et aux députés élus après une élection partielle, de bien connaître ce que l’institution peut leur offrir.

Figure 4

**Aperçu des journées d’accueil des parlementaires à la Bibliothèque de l’Assemblée nationale**

Présentation des services sur la plateforme Pivot et sur demande

L’Assemblée nationale a également déployé une nouvelle plateforme à l’occasion de l’arrivée de la 43^e législature, intitulée Pivot. L’objectif de cette plateforme était de rassembler l’information utile aux parlementaires au même endroit pour les aider à s’orienter dans leurs nouvelles fonctions. Une offre de formations y fut intégrée et la Bibliothèque a proposé cinq formations pour le secteur politique :

Services offerts par la Bibliothèque aux député(e)s et au personnel politique ;
Services offerts par la Bibliothèque aux services de recherche des partis politiques ;
Services offerts par la Bibliothèque aux bureaux de circonscription (voir figure 5) ;
Les outils de recherche de la Bibliothèque ;
L’histoire de l’Assemblée nationale.

Aperçu de la présentation Services offerts par la Bibliothèque aux bureaux de circonscription — Figure 5

Aperçu de la présentation *Services offerts par la Bibliothèque aux bureaux de circonscription*

Ces formations ont permis d’initier de nombreuses personnes travaillant pour le secteur politique et quelques nouveaux députés aux services de la Bibliothèque. En utilisant la plateforme Microsoft Teams, le personnel des bureaux de circonscription fut rejoint de manière efficace. À l’instar des journées d’accueil, le contenu était présenté dans un format concis, concret et cohérent où les présentateurs allaient à l’essentiel. Les formations Pivot prirent place durant les semaines précédant la reprise des travaux parlementaires en novembre 2022 et et janvier 2023. Étant donné leur succès, l’Assemblée nationale a décidé de les reconduire à chaque début de session parlementaire.

Campagne de promotion avec affichage

En complément aux journées d’accueil et aux formations sur la plateforme Pivot, la Bibliothèque a lancé une vaste campagne de promotion constituée d’affiches déployées dans l’hôtel du Parlement, sur les quatre étages occupés par les groupes parlementaires (voir figure 6). Conçues avec une signature visuelle uniforme, ces affiches se composaient d’exemples de services de la Bibliothèque, présentés sous la forme d’une question exprimant le besoin et d’une réponse exprimant la manière dont la Bibliothèque pouvait répondre à ce besoin. Le tout était complété par trois caractéristiques fondamentales du travail de l’institution : efficacité, rigueur, neutralité. Six contenus différents furent créés et tapissés aux endroits les plus stratégiques dans le Parlement pour que les membres du secteur politique les aperçoivent. Un code QR était également présent sur chaque affiche et menait à une description plus étayée des services de la Bibliothèque en ligne. L’objectif de la campagne d’affichage était de véhiculer un message qui capterait l’attention des parlementaires en faisant directement appel à leurs besoins et à leur travail.

Figure 6

**Exemples d’affiches de promotion des services de la Bibliothèque**

Révision du vocabulaire utilisé

En prévision de l’arrivée de la 43^e législature, la Bibliothèque a également revu le vocabulaire qu’elle utilisait dans ses communications avec ses clientèles parlementaires et administratives (via ses infolettres, son site web, ses signatures de courriels, etc.). Comme bien des institutions, la Bibliothèque utilisait un vocabulaire technique qui n’était pas compris par sa clientèle (Schwartz, 2012). Un comité chargé d’analyser les changements nécessaires fut formé et a émis plusieurs propositions qui furent approuvées par la direction (voir figure 7). Comme le terme « référence » faisait partie des termes les moins compréhensibles pour les non-initiés à la bibliothéconomie (Kupersmith, 2012), le Service de la référence est devenu le Service de l’information. Certaines appellations d’emploi furent revues et uniformisées au sein de la direction (technicienne en documentation au lieu de bibliotechnicienne ; analyste au lieu d’agent de recherche) et les signatures visuelles de tous furent révisées et uniformisées. La révision du vocabulaire a également mené à une révision de l’organisation du contenu du site web de la Bibliothèque. Une refonte est présentement en cours pour faciliter la navigation et rendre le contenu plus intelligible pour les usagers.

Figure 7

**Aperçu de la révision du vocabulaire de la Bibliothèque**

Courriels et infolettres

En ce qui a trait aux actions de promotion en continu, la Bibliothèque a créé des courriels ciblés et des ajouts promotionnels dans ses infolettres. Des courriels de bienvenue sont maintenant envoyés à l’ensemble des nouveaux employés du secteur politique, où ces derniers sont invités à réserver une présentation des services offerts ou une visite pour découvrir le lieu physique. L’infolettre des nouvelles acquisitions de la Bibliothèque, quant à elle, comprend maintenant à chaque semaine un encadré de promotion qui met en valeur un service, un produit, une ressource, une publication, une activité ou un événement organisé par la Bibliothèque (voir figure 8). Cette infolettre est envoyée à tous les employés politiques et administratifs de l’Assemblée ainsi qu’aux membres du grand public qui souhaitent s’y abonner ; il s’agit donc d’un outil de promotion adressé à l’ensemble des usagers de la Bibliothèque.

Figure 8

**Infolettre des nouvelles acquisitions de la Bibliothèque de l’Assemblée nationale**

Enfin, l’Assemblée nationale a mis sur pied une infolettre parlementaire envoyée quatre fois par année aux députés et au personnel politique (voir figure 9). La Bibliothèque peut demander d’y insérer un court texte pour promouvoir ses services ou de nouveaux produits disponibles.

Figure 9

**Infolettre des parlementaires et du personnel politique**

Les effets des activités d’accueil et de promotion

Les effets des actions de promotion réalisées à l’occasion de l’accueil de la 43^e législature furent très positifs pour la Bibliothèque. Le Service de l’information a vu son nombre de demandes de recherche reçues augmenter de 75 % en novembre 2022 par rapport à novembre 2018, et de 111 % en décembre 2022 par rapport à décembre 2018[8]. Par ailleurs, dans un sondage de satisfaction envoyé en juin 2023 à l’ensemble du personnel politique ayant soumis des demandes au Service de l’information et au Service de la recherche entre le 1^er novembre 2022 et le 15 juin 2023, la Bibliothèque a récolté un taux de satisfaction moyen de 96 % agrémenté de commentaires écrits très positifs.

Pour la suite, la Bibliothèque de l’Assemblée nationale souhaite s’inspirer de l’expérience de la Colombie-Britannique et de l’Ontario en lançant une campagne d’appels téléphoniques des bureaux de circonscription et du personnel politique sur la colline parlementaire à l’automne 2024, soit à mi-mandat. En raison du haut taux de roulement parmi le personnel politique, la récurrence de ces initiatives de promotion demeure importante (Fraser-Arnott, 2020).

Bibliothèque de l’Assemblée législative de la Saskatchewan

Après l’élection d’un nouveau député, le Bureau de l’Assemblée législative de la Saskatchewan travaille avec le bureau de circonscription du député pour organiser des réunions d’orientation. C’est dans ce contexte que la Bibliothèque travaille pour présenter ses services aux nouveaux députés. En règle générale, la Bibliothèque fournit une orientation en personne à l’aide de diapositives PowerPoint et/ou de documents imprimés. Après les élections générales provinciales de 2020, le format d’orientation des députés provinciaux est devenu virtuel en raison des restrictions liées à la pandémie. Dans ce contexte, la Bobliothèque a créé plusieurs modules d’orientation vidéo pour les députés qui ont été mis en ligne sur le site web de l’Assemblée législative, dans la section consacrée à l’orientation des députés. La Bibliothèque prépare également des informations promotionnelles disponibles sur le portail d’orientation. Par ailleurs, le Bureau de l’Assemblée législative a proposé une série de séances d’orientation sans rendez-vous pour les députés et leur personnel de circonscription. La Bibliothèque fournit une orientation virtuelle en direct lors de ces séances.

Après l’orientation, la Bibliothèque publie également du matériel promotionnel sur ses services et ses produits sur le portail d’orientation. Elle envoie aussi un courriel aux nouveaux députés pour leur demander s’ils souhaitent recevoir les services personnalisés offerts.

Bibliothèque de l’Assemblée législative de Terre-Neuve-et-Labrador

La Bibliothèque de l’Assemblée législative de Terre-Neuve-et-Labrador a pris les initiatives suivantes pour accueillir les membres de sa 50^e législature en 2021 :

Inclusion d’un bref aperçu de la Bibliothèque de l’Assemblée législative dans la formation des nouveaux députés offerte par le bureau du greffier ;
Envoi d’un courriel de bienvenue à tous les nouveaux députés décrivant les services de la Bibliothèque de l’Assemblée législative ;
Formation virtuelle et en personne offerte ;
Envoi d’un courriel à tous les nouveaux députés décrivant les résumés quotidiens des nouvelles envoyées par la Bibliothèque de l’Assemblée législative ;
Prise de contact par courriel avec les nouveaux députés afin d’obtenir les informations nécessaires à l’affichage et à la diffusion en ligne de leur biographie ;
Prise de contact par courriel avec les nouveaux députés afin de leur présenter les ressources pouvant aider leur rédaction de discours inauguraux (avec exemples à l’appui).

À l’instar des autres bibliothèques parlementaires, la Bibliothèque de l’Assemblée législative de Terre-Neuve-et-Labrador utilise plusieurs moyens différents pour promouvoir ses services, alternant entre un déploiement ponctuel et un déploiement en continu. Il s’agit d’une stratégie à préconiser :

It is desirable that library staff are encouraged to take any opportunity when they are in contact with parliamentarians or their staff to explain what the library can do for them. The marketing process is not a once and for all one, but should be seen as something continuous, ensuring that the services meet the needs of users and that users understand what the library can do for them.
Anderson, 2022

Conclusion

Plusieurs similitudes se remarquent en matière d’activités d’accueil et de promotion dans les bibliothèques parlementaires canadiennes. La grande majorité des institutions organisent des séances d’accueil, utilisent l’envoi de courriels ciblés et remettent des documents d’information à leurs nouvelles députations. Toutefois, des différences s’expriment aussi dans l’ampleur des moyens déployés pour attirer les députés et leur personnel politique vers les services des bibliothèques. Cette situation réitère une réalité propre à l’Association des bibliothèques parlementaires au Canada (ABPAC) ; les ressources disponibles (budget, personnel, amplitude des collections, services offerts, etc.) varient d’une province à l’autre. Des bibliothèques plus petites comme celles de l’Assemblée législative de l’Île-du-Prince-Édouard ou de l’Assemblée législative de Terre-Neuve-et-Labrador n’ont pas les mêmes ressources que la Bibliothèque du Parlement du Canada, par exemple. Par conséquent, il importe d’autant plus de partager les expériences et les bonnes pratiques à travers le monde parlementaire canadien afin que l’entièreté des bibliothèques en bénéficient.

Portrait des activités d’accueil et de promotion des services dans les bibliothèques parlementaires canadiennes

Résumé

Abstract