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Loi sur les archives : d’actuel à obsolète

L’homme moderne est l’esclave de la modernité  : il n’est point de progrès qui ne tourne pas à sa plus complète servitude »

De Paul Valéry (Brézin, 2015, 5)

Le progrès est un terme auquel la société occidentale en a fait son porte-étendard depuis la fin du XIXe siècle, elle s’affiche partout et force les humains à innover sans cesse. Promulguée en 1983, la Loi sur les archives s’arrimait à ce concept par ses côtés distinct au Québec et précurseur au Canada, elle posait les bases de la législation archivistique[1] au Québec (Couture & Lajeunesse, 2014, 26).

Or, environ 40 ans plus tard, l’innovation a laissé place à l’obsolescence. En effet, au fur et à mesure que les avancées technologiques s’immisçaient dans notre quotidien, un crescendo de voix s’élevait dans le milieu archivistique. Dans un texte paru en 2019, Jean-Louis Roy, président-directeur général de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (ci-après désigné BAnQ), soulignait cet enjeu en indiquant que « […] les Archives nationales et la Bibliothèque nationale sont confrontées aux exigences de la civilisation numérique » d’après Giuliano (2019). Par conséquent, ce dernier, comme plusieurs organismes oeuvrant dans le milieu archivistique, souhaite une actualisation de la Loi. Ainsi, BAnQ, publiant simultanément ses orientations sur la pertinence de réviser la Loi, invita le milieu archivistique québécois à mettre sur écrit son point de vue concernant cet enjeu en novembre 2020 (BAnQ, 2020). En janvier 2021, 13 mémoires et 2 lettres furent déposés dans le cadre de la consultation (BAnQ, 2021).

À travers une recherche qualitative, ce corpus de sources contenant plus de 100 pages compose notre objet d’étude. Tout d’abord, chaque membre de l’équipe a analysé une moitié du corpus pour en faire ressortir les thématiques. La sélection des thèmes étudiés est mesurée par l’entremise des sections illustrées dans les mémoires et du nombre de textes qui abordent ces enjeux. Par la suite, une mise en commun fût établie pour décortiquer quelles orientations étaient majoritairement abordées dans les textes à travers une moyenne cumulative de l’entièreté du corpus. Une base de données fut construite à travers les champs sélectionnés permettant de catégoriser leurs informations et ainsi créer les sous-thèmes.

En tout, quatre thématiques furent discernées (numérique, patrimoine, rôle de BAnQ, gestion informationnelle et intégrée des documents d’archives). Il est important de mentionner que cette sélection est influencée par les objectifs, les orientations et la catégorie des organisations qui produisent ces mémoires et lettres. Comme nous pouvons l’observer à travers ce graphique en secteurs (voir figure 1), la forte représentation d’organismes se focalisant sur les archives privées (33 %) ainsi que sur la gestion (20 %) caractérisent les orientations globales de ce corpus. Par conséquent, l’analyse de ces thématiques permettra de répondre à la question suivante : par le biais de ces mémoires et de ces lettres, quelles sont les modifications revendiquées auprès de la Loi sur les archives ?

Figure 1

Pourcentage d’organismes étudiés selon leur catégorie

Pourcentage d’organismes étudiés selon leur catégorie

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De la transformation numérique au patrimoine québécois en passant par BAnQ : la révision de la Loi sur les archives

La transformation numérique

En premier lieu, l’ensemble des mémoires consultés indiquent que la démocratisation de l’informatique a eu une incidence sur la mise en application de la Loi promulguée avant l’ère numérique. Ainsi, les acteurs du milieu archivistique accentuent la nécessité de modifier la Loi afin de l’actualiser aux nouvelles technologies.

Effectivement, un nombre conséquent d’organismes privés et publics affirment l’importance d’actualiser la terminologie de la Loi. À cet égard, les termes « document » et « archive » doivent être révisés afin d’inclure une définition plus englobante des différents supports informationnels de l’ère numérique. De plus, les organisations insistent sur la nécessité d’insérer la définition des normes liées à la gestion des données numériques telles que : « métadonnée, bases de données, sites Web, intranets, Gestion intégrée des documents (GID), infonuage, boîte courriel, etc. ». Selon nous, l’intégration de ces définitions est essentielle et constitue l’un des principaux fondements requis afin d’adapter la pratique archivistique au XXIe siècle. Toutefois, il faut également se poser des questions concernant notre capacité à prédire les termes informatiques qui seront utilisées dans 10, 15 ou 20 ans. Certes, les notions qui constituent les fondements de l’Internet tels que les métadonnées et les sites Web risquent de toujours être d’actualité. Toutefois, il est plus difficile de se positionner sur l’immuabilité des définitions plus spécifiques. Conséquemment, l’adoption de nouvelles définitions devra faire l’objet d’un examen attentif afin d’assurer la pérennité de la Loi.

Ensuite, la totalité des organisations est préoccupée par l’obsolescence rapide des supports numériques et par l’absence d’un processus de conservation systématisé. Ainsi, les différentes organisations allèguent que la Loi doit inclure des règles et des stratégies de conservation précises. À ce sujet, on constate qu’il serait intéressant de concevoir des systèmes qui régissent les enjeux liés à la conservation et à la diffusion des données dès la création de ces dernières. Bien que les différents modèles de gestion numérique ne fassent pas l’unanimité, nous pensons qu’il est indispensable d’inclure des recommandations officielles dans la Loi telles que des systèmes basés sur OAIS (Open Archival Information System). En effet, les systèmes conçus d’après ce modèle permettent une automatisation du traitement de l’information numérique tout en assurant l’authenticité, l’intégrité et la conservation à long terme des données (Margulis, 2010, 59). Or, nous croyons que la solution numérique à cet enjeu pourrait en créer un autre. En effet, le traitement et la conservation des données à long terme demandent beaucoup de ressources informatiques aux organismes puisque l’accroissement de données engendre une augmentation des coûts reliés aux matériels numériques.

En plus de soutenir le renforcement de la conservation des documents digitaux, 73 % des études exposent la nécessité d’inclure des règlements concernant la diffusion de l’information à l’ère numérique. En vue d’assurer la réutilisation de l’information, il faut s’assurer que la diffusion de documents sur le Web garantit l’accès à la copie originale, aux informations contextuelles et aux modifications apportées envers des documents numériques. En outre, il faut s’assurer d’offrir le financement et les ressources requises par les différents centres d’archives afin que ces derniers puissent numériser les documents disposant d’une forte valeurpatrimoniale. Bien que nous soutenions l’importance de la diffusion d’une information fiable, nous sommes plutôt de l’avis de Guy Berthiaume (ancien PDG de BAnQ et Bibliothèque et Archives Canada (ci-après désigné BAC)) qui propose de démocratiser l’accès au traitement des archives à tous les usagers afin d’augmenter l’efficacité de l’organisme (Berthiaume, 2020). À cet égard, la mise en place du numéri-lab par BAC est un bon exemple des résultats envisageables lorsqu’on offre la possibilité au public d’avoir un rôle participatif dans la numérisation des documents d‘archives. Or, cette solution peut créer de l’inconfort pour certains spécialistes de l’information. En effet, des bibliothécaires et des archivistes pourraient être inquiets de voir le commun des mortels faire des opérations qui étaient jadis leur chasse-garder (2020)[2].

Les fonctions de BAnQ

En second lieu, bien que BAnQ soit déjà dotée d’un rôle primordial en ce qui concerne l’administration, la conservation et la diffusion des archives au Québec, il est invoqué dans les différentes propositions qu’il est notoire que la Loi révisée réitère l’importance du rôle de cette institution pour la gestion des archives et des documents.

À cet effet, 73 % des mémoires notent que BAnQ devrait être munie de ressources supérieures sur le plan financier, législatif et humain afin de renforcer son rôle de porte-étendard de la conservation du patrimoine archivistique du Québec. D’ailleurs, il est conseillé de munir BAnQ d’un rôle de contrôle plus important auprès des organismes afin qu’elle puisse revendiquer les archives qui ne sont pas conservées ou administrées adéquatement. Nous considérons que ces ressources sont cruciales afin que BAnQ puisse protéger les fonds d’archives en perdition. À cet égard, le licenciement du personnel de conservation des archives sulpiciennes l’année dernière a effrayé la communauté archivistique. À la suite de cette nouvelle, on compte plus de 700 spécialistes qui ont demandé la mise en place d’un plan national d’intervention pour assurer la protection du patrimoine religieux. (Nadeau, 2020).

Par ailleurs, plusieurs organismes mentionnent que BAnQ devrait se concentrer davantage sur son rôle d’accompagnateur auprès des différents centres d’archives. Ce rôle devrait être accompli grâce à la conception de guides de conservation et de pratiques archivistiques. Également, le soutien des différents organismes conservant des archives pourrait être réalisé avec la mise en commun de  ressources telle que le matériel numérique (dépôts numériques, outils de numérisation, etc.). Conséquemment, les centres d’archives devront se conformer à des normes et auront accès à des équipements qui leur permettront d‘assurer une meilleure conservation et une meilleure diffusion des archives. D’ailleurs, BAnQ devrait participer davantage à la formation et à la valorisation de la profession d’archiviste. Selon nous, cette dernière recommandation est fondamentale afin d’assurer la relève de cette profession.

Toutefois, certains organismes préconisent plutôt une révision concernant l’implication de BAnQ. À ce sujet, les centres de services scolaires demandent une plus grande autonomie, puisqu’il existe présentement de grands délais liés à la bureaucratie qui compromettent la gestion efficace des archives. Conséquemment, les archivistes de ce secteur invoquent que BAnQ pourrait donner une plus grande confiance à ces derniers concernant la mise en place d‘un calendrier de conservation et la destruction des documents endommagés. Par exemple, ces organismes réclament de ne plus déposer leur calendrier de conservation auprès de BAnQ et de simplement se fier à des modèles préexistants. Ceci allouerait plus de ressources à cette dernière pour ses autres mandats en lien avec la numérisation, la conservation et la diffusion des archives à valeur patrimoniale. Enfin, plusieurs mémoires réalisés par des services d’archives privées agrées (ci-après désigné SAPA) désirent réviser le partenariat avec BAnQ afin d’établir une relation horizontale plutôt que verticale.

Le patrimoine québécois

En troisième lieu, la sauvegarde du patrimoine québécois est au coeur des recommandations quant à la révision de la Loi sur les archives comme en abordent 80 % des textes étudiés.

Effectivement, selon certains organismes privés et publics, il est nécessaire de valoriser et de sensibiliser davantage les archives définitives sur leur potentiel historique et leur rôle envers la mémoire nationale. Cela dit, cette promotion concerne autant les supports physiques que les supports numériques. Selon nous, ce dernier point est très important considérant les lacunes en transition numérique de BAnQ (Giuliano, 2019). Au surplus, les textes désirent une reconnaissance des archives religieuses et du rôle primordial des centres d’archives agréés dans la promotion de la conservation.

Ensuite, 53 % des mémoires soulignent les enjeux derrière la conservation, la protection et l’accessibilité des archives définitives. En effet, la sauvegarde du patrimoine devrait s’effectuer par le biais d’un accroissement du financement étatique. Ce soutien doit aussi se percevoir dans la reconnaissance du rôle et des responsabilités exercés par les municipalités et MRC (Municipalités régionales de comté) dans la préservation du patrimoine. Les archives privées nécessiteraient également d’être versées périodiquement à BAnQ. Or, celles préservées dans un état fragile, dont certaines religieuses, devraient être prises en charge par une institution nationale. Chez les organismes publics, des outils de contrôle législatif sont préconisés afin de mieux protéger le patrimoine informationnel. Ainsi, il est réclamé d’ajouter dans la nouvelle loi une obligation à l’égard de l’accessibilité et de la diffusion des archives publiques et des archives privées conservées par des organismes publics. Dans la même veine, le corpus de sources propose la possibilité d’utilisation et de réutilisation d’archives publiques par les artistes, les créateurs et les créatrices, ainsi que la population.

Dans un autre ordre d’idées, 66 % des mémoires souhaitent voir augmenter le financement et le soutien des SAPA à travers une révision législative, que ce soit par l’entremise des MRC, des villes, de BAnQ ou du ministère de la Culture et des Communications du Québec. Effectivement, ce dernier serait responsable de l’aide financière et technique des SAPA à défaut de BAnQ. Selon notre perspective, ces demandes sont très fortes de sens, tenant compte de la précarité des SAPA, alors qu’ils sont considérés comme indispensables au patrimoine. Du moins, l’accentuation du rôle de BAnQ est souhaitable à travers un rapatriement des archives, désormais inactives, chez les SAPA. D’ailleurs, les mémoires nous révèlent un point de discordance central en ce qui a trait aux obligations archivistiques de BAnQ. En effet, certains organismes demandent une extension des outils de gestion orchestrés par BAnQ à tous ceux impliqués dans la Loi, alors que d’autres aimeraient davantage un rôle d’accompagnateur plus restreint de BAnQ, jugé trop intrusif.

Gestion intégrée des documents d’archives et informationnelle

En quatrième lieu, 80 % des recommandations présentées exposent l’importance de réviser la gestion intégrée des documents d’archives et informationnelle dans la Loi sur les archives. En conséquence, la gestion informationnelle se concentre davantage sur de l’information, c’est-à-dire des « ressource[s] utilisée[s] par une entreprise ou une organisation, dans le cadre de ses activités de traitement de l’information, pour mener à bien sa mission, pour la prise de décision, ou encore pour la résolution de problèmes », d’après le Thésaurus de l’activité gouvernementale (2021). Dans le cas de la gestion intégrée des documents d’archives, elle canalise son attention sur la gestion de l’ensemble du cycle de vie des documents.

La gestion intégrée se transpose de diverses manières dans les organismes publics et privés. En général, les organismes privés souhaitent imposer une réglementation plus sévère concernant la gestion de leurs archives actives, semi-actives et inactives. Cependant, il est proposé de rendre les organismes publics imputables de leurs décisions en ce qui concerne la gestion intégrée. Par conséquent, leur mandat pourrait être réalisé par une sélection de moyens plus souples. Chez l’ensemble des organismes publics cités en annexe de la présente Loi sur les archives, il est souhaité qu’une normalisation des pratiques de cette gestion soit mise en place, touchant les différents types d’archives à travers le Québec. D’ailleurs, la normalisation des archives dans les organismes privés devrait s’effectuer grâce à BAnQ. Or, les organismes publics et privés s’entendent sur le besoin de reconnaître l’importance de la gestion des ressources informationnelles dans le milieu archivistique. Toutefois, malgré leur importance dans la gestion d’un organisme public, les ressources informationnelles sont rarement vérifiées. Enfin, il nécessiterait une reddition plus grande des comptes par les organismes publics en matière de gestion de l’information. Par conséquent, les ressources informationnelles jouent un rôle crucial dans la saine gestion d’un organisme public selon nous. Cependant, elles sont rarement vérifiées et peu d’attention y est portée. Nous sommes de l’avis que leur importance dans la gestion des organismes dans le milieu archivistique doit être reconnue. Or, les recommandations quant à la gestion des ressources informationnelles ne touchent pas uniquement les organismes, le rôle des archivistes y est aussi invoqué.

Effectivement, près de la moitié des mémoires traitent de l’importance d’affirmer explicitement le double rôle de l’archiviste, soit d’être le gardien du patrimoine et le spécialiste de la gestion des documents d’activités. Par le fait même, la Loi pourrait énoncer les devoirs et les responsabilités de l’archiviste, afin de garantir la légitimité d’action de ce dernier. En effet, les différentes organisations soutiennent que les archivistes n’ont pas toujours la reconnaissance nécessaire afin de tenir un rôle opérationnel auprès des projets de gouvernance et de gestion de l’information. La loi devrait donc imposer l’implication d’un responsable de la gestion de l’information dès la création des données dans toutes les organisations publiques. Ainsi, les organismes doivent s’assurer d’avoir des gestionnaires de l’information et des informaticiens lors de la mise en place de ces systèmes, puisque les archivistes n’ont pas nécessairement les compétences requises en informatique et vice-versa. D’ailleurs, il pourrait être intéressant de préciser la formation requise pour accéder aux différents postes d’archivistes. Cette systématisation de l’instruction certifierait que les archivistes ont les compétences nécessaires pour accomplir les tâches liées à la gestion et à la préservation de l’information organique.

Une contribution intéressante pour le milieu archivistique ?

Pour conclure, nous souhaitons que cette synthèse offre une alternative efficace et pertinente à la compréhension des différents enjeux entourant la refonte de la Loi sur les archives. Cependant, le fait de résumer une centaine de pages en quelques pages nous oblige à effectuer des choix et certaines informations ont été délaissées afin de produire un travail plus concis[3]. Néanmoins, nous avons montré l’importance reliée à la préservation, la diffusion et la réutilisation du patrimoine à l’ère numérique. De plus, la place importante de BAnQ et des SAPA dans la conservation et dans la diffusion est réitérée. Le financement de ces derniers devrait être augmenté en conséquence. Par ailleurs, les différentes organisations ont abordé l’importance de mieux réglementer la gestion informationnelle et intégrée des documents d’archives. Toutefois, nous avons été surpris de constater que les mentions de ces enjeux n’étaient qu’implicitement traitées par les organisations. Nous expliquons cela par le fait que les thèmes traités dans les mémoires sont influencés par les types d’organisations qui les produisent. Par exemple, le tiers des organisations étaient des SAPA ou des organismes liés à ces derniers tels que des sociétés historiques, alors que seulement trois organismes opéraient dans la gestion des documents d’activité. Le milieu archivistique québécois focalise généralement son attention sur l’en devenir de l’archivistique. Non seulement il accorde une importance déterminante aux années à venir, mais le statu quo législatif du passé positionne le milieu archivistique québécois à entrevoir cet avenir comme critique. Avec la pandémie, l’apport gouvernemental du Québec envers les archives est du pareil au même, aucun financement ne fut offert aux centres d’archives contrairement au gouvernement fédéral (Nadeau, 2021). Ainsi, c’est plus qu’une loi qui doit être changée, c’est une volonté politique.