Vers un modèle de maturité pour la gestion documentaire augmentée dans les organisations contemporaines: composantes et stratégie de mise en oeuvre Towards a maturity model for enhanced document management in contemporary organizations: Components and implementation strategy

Résumé

Au cours des dernières années, on observe un intérêt croissant envers l’automatisation des pratiques de gestion documentaire, grâce à la mise à profit des outils d’intelligence artificielle (IA), en parlant notamment d’une gestion documentaire augmentée. Cependant, l’intégration effective et efficace de l’IA aux processus archivistiques commande l’existence d’un ensemble de requis informationnels, technologiques, managériaux et normatifs. Cela ferait en sorte que les organisations puissent s’emparer du potentiel de l’automatisation pour soutenir leur devoir de transparence et améliorer leur performance. Le but de cet article est de proposer un modèle de maturité de six niveaux, mettant de l’avant les requis du déploiement de la gestion documentaire augmentée, de même que les pratiques et les dispositifs nécessaires à leur opérationnalisation. Il est aussi question d’identifier les aspects organisationnels à prendre en considération pour favoriser la transition d’un niveau de maturité à un autre.

Mots-clés :

• modèle de maturité,
• intelligence artificielle,
• gestion documentaire,
• automatisation,
• gouvernance d’information

Abstract

In recent years, there has been growing interest in the automation of records management practices, thanks to the use of artificial intelligence (AI) tools, in particular augmented document management. However, the effective and efficient integration of AI into archival processes requires a set of informational, technological, managerial and normative requirements. This would ensure that organizations can seize the potential of automation to support their duty of transparency and improve their performance. The aim of this article is to propose a six-level maturity model, highlighting the requirements for deploying augmented document management, as well as the practices and devices needed to operationalize them. It also identifies the organizational aspects that need to be taken into consideration to facilitate the transition from one maturity level to another.

Keywords:

• maturity,
• artificial intelligence,
• records management,
• automation