Forms and Functions of Author Keywords in Theses and Dissertations at the UNESP Institutional Repository (Brazil) Mots-clés et descripteurs dans les thèses et mémoires en sciences de l’information

Abstract

This research aimed to prepare guidelines for authors by investigating forms and functions of keywords assigned by authors in theses and dissertations defended in 2023 in the Graduate Program in Information Science at Unesp. The exploratory and descriptive study utilized a sample collected in the Unesp Institutional Repository. A corpus of 31 theses and 14 dissertations submitted to the Unesp Institutional Repository comprised a total of 183 keywords in Portuguese without duplicates and an average of 4.7 keywords, considering 213 keywords with duplicates. The analysis results initially identified that the Repository has a tutorial on using the Unesp Thesaurus to control vocabulary and that the authors use natural language to assign keywords. The findings reveal that, out of the 183 keywords, 89 (48%) are exclusive, singular and specific to the area of Information Science, candidates for descriptors in the Unesp Thesaurus. The other 94 keywords (51.3%) have 40 (21.3%) exact descriptors, and the other 54 (29.5%) present forms and functions that serve as examples for inclusion in the tutorial instructions. Based on the results obtained, it is concluded that the percentage of 21% overlap between keywords and descriptors reveals that the Unesp Thesaurus was consulted by the authors when filling out keyword metadata and that the low number of exact descriptors and exclusive keywords indicate that they need to be included as new terms. It is recommended, therefore, to define an Indexing Policy that considers the need for hybrid coexistence between natural language and vocabulary control.

Keywords:

• Theses and dissertations,
• Keywords,
• Author-supplied keywords,
• Controlled vocabularies,
• institutional repository

Résumé

Cette recherche visait à préparer des lignes directrices pour les auteurs en étudiant les formes et les fonctions des mots-clés attribués par les auteurs dans les thèses et mémoires soutenus en 2023 dans le programme d'études supérieures en sciences de l'information de l'Unesp. L'étude, à la fois exploratoire et descriptive, a utilisé un échantillon collecté dans le référentiel institutionnel de l'Unesp. Un corpus de 31 thèses et 14 mémoires soumis au Dépôt institutionnel de l'Unesp a été composé avec un total de 183 mots-clés en portugais sans doublons, et une moyenne de 4,7 mots-clés en considérant un total de 213 mots-clés avec doublons. Les résultats de l'analyse ont initialement identifié que le référentiel dispose d'un didacticiel avec des instructions sur la façon d'utiliser le thésaurus de l'Unesp pour contrôler le vocabulaire et que les auteurs utilisent le langage naturel pour attribuer des mots-clés. Les résultats révèlent que, sur les 183 mots-clés, 89 (48%) sont exclusifs, singuliers et spécifiques au domaine des sciences de l'information, candidats aux descripteurs du Thésaurus de l'Unesp. Les 94 autres mots-clés (51,3 %) ont 40 (21,3 %) descripteurs exacts, et les 54 autres (29,5 %) présentent des formes et des fonctions qui servent d'exemples à inclure dans les instructions du didacticiel. Sur la base des résultats obtenus, on conclut que le pourcentage de chevauchement de 21% entre mots-clés et descripteurs révèle que le Thésaurus de l'Unesp a été consulté par les auteurs lors du remplissage des métadonnées des mots-clés et que le faible nombre de descripteurs exacts et de mots-clés exclusifs indiquent qu'ils ont besoin à inclure comme nouveaux termes. Il est donc recommandé de définir une politique d'indexation qui prenne en compte la nécessité d'une coexistence hybride entre le langage naturel et le contrôle du vocabulaire.

Mots-clés :

• Thèses et mémoires,
• Mots-clés,
• Mots-clés fournis par l'auter,
• Vocabulaires contrôlés