BÉCHARD, L., FUENTES HASHIMOTO, L. et VASSEUR, É. (2020). Les archives électroniques : deuxième édition, enrichie et mise à jour. Paris : Association des archivistes français, 96 pages

Au fil des années, l’Association des archivistes français (AAF) a fait paraître quelques manuels et de nombreuses publications pour aider les archivistes dans leurs différentes tâches. Elle a, par exemple, publié des ouvrages sur les archives privées, les archives d’entreprises, les archives audiovisuelles, les expositions et les déménagements d’archives. L’Association a présenté la première édition de son petit guide sur les archives électroniques en 2014. Elle en offre ici une nouvelle version enrichie et mise à jour. Les auteurs sont trois professionnels chevronnés. Lorène Béchard a été archiviste pendant une douzaine d’années pour le Centre informatique national de l’enseignement supérieur. Elle est, depuis 2022, experte en archivage numérique pour Atos, une multinationale de l’informatique. Lourdes Fuentes Hashimoto est quant à elle archiviste pour le groupe Total où elle a mené plusieurs projets informatiques. De son côté, Édouard Vasseur est professeur à l’École nationale des chartes. Ils ont choisi de procéder à une réédition de l’ouvrage, notamment pour faire état de projets importants concernant les documents numériques et d’une réflexion archivistique qui a mûri. Leur objectif est d’offrir un guide pratique qui peut accompagner les professionnels dans leurs activités quotidiennes. Le livre se veut une introduction à l’archivage électronique (AE). Il est divisé en trois chapitres, suivis d’une bibliographie sélective et d’un glossaire. La première partie cherche à définir ce qu’est l’AE et à en expliquer les principaux concepts. Selon les auteurs, l’AE correspond à la gestion et à l’organisation de l’information dans le temps quels que soient le support et la finalité des documents. Il ne vise pas uniquement ce qui est d’intérêt historique, mais peut intervenir avec les documents au cours de leur création et de leur utilisation. L’AE est constitué d’un ensemble d’outils, de méthodes et d’actions visant à laisser des traces fiables. Plusieurs types d’applications peuvent être mises en place pour aider à atteindre ces objectifs. Le guide présente les différences entre la gestion électronique des documents, le système de gestion des documents d’activité électronique et le coffre-fort numérique. Des conseils sont également fournis pour comprendre la place du service d’archives dans son organisation et dans la chaîne documentaire. Le manuel inclut quelques indications pour cerner le positionnement de l’informatique dans son institution. L’objectif est alors de cibler les meilleures solutions et de connaître les contraintes qui peuvent affecter les archives. Une courte liste recense ces contraintes qui peuvent être autant juridiques, réglementaires que fonctionnelles. L’archiviste devrait être capable d’évaluer le degré de maturité de l’informatique, notamment en se familiarisant avec des notions comme l’urbanisation et la gouvernance de l’information. Comme plusieurs autres, ces deux termes sont détaillés dans le guide. Le second chapitre a pour objectif d’aider à définir et à mettre en oeuvre des stratégies d’archivage électronique. Il est d’abord essentiel d’évaluer les spécificités de son environnement en termes de production documentaire. Un tableau est présenté pour aider à en analyser les caractéristiques organisationnelles, techniques et fonctionnelles. Il peut être utile de cartographier les processus et les applications informatiques de son organisme. Le guide détaille diverses méthodologies d’évaluation pour établir les priorités de mise en oeuvre. Une trajectoire doit ensuite être instaurée. L’AE est un projet qui comprend différentes phases faisant toutes l’objet d’une description. Les actions à réaliser, les livrables attendus et les points de vigilance sont expliqués pour chacune des étapes. Le but ultime est d’identifier les archives, de les organiser, d’en définir les règles de gestion et de les conserver de manière appropriée. Plusieurs sujets transversaux susceptibles d’affecter les projets d’AE sont par ailleurs abordés. Il est question des enjeux liés à la protection des données à caractère personnel, à l’accès, à …