FR:

Les organisations se servent des documents produits et reçus quotidiennement pour la réalisation effective de leurs activités. Avec la production documentaire en croissance exponentielle, ces organisations tendent à implanter des systèmes de gestion documentaire dans l’objectif de pallier les différents problèmes liés à la gestion, au repérage et à la conservation des documents. Au Québec, les organisations ont commencé à implanter des systèmes de gestion intégrée des documents (GID), visant à gérer les documents dans la diversité de leurs supports et tout au long de leur cycle de vie. La nature complexe de ces systèmes remet en question leur implantation réussie, d’où la nécessité de se doter de lignes directrices ou d’un cadre normatif servant à piloter ces projets. Les normes de l’Organisation internationale de normalisation (ISO), soit ISO 30300 et ISO 30301 pour les systèmes de gestion des documents d’activité, ainsi que l’ISO 14641 pour l’archivage légal et probatoire des documents constituent un cadre normatif pertinent pour l’implantation réussie et l’utilisation effective des systèmes de GID dans les organisations. Cet article présente une réflexion sur l’apport de ces normes à l’implantation de ces systèmes, en partant de la perspective québécoise en archivistique.

EN:

Organizations use documents produced and received on a daily basis to carry out their activities. With the continuous growing of documentary production, these organizations tend to implement document management systems in order to overcome the various problems associated with the management, retrieval and preservation of their documents. In Quebec, organizations have begun to implement Integrated Document Management (IDM) systems to manage documents, regardless of their media, and throughout their lifecycle. The complex nature of these systems calls into question their successful implementation, hence the need for guidelines or a normative framework to manage and control these projects. The standards of the International Organization for Standardization (ISO): ISO 30300 and ISO 30301 (management systems for records), as well as ISO 14641 (electronic archiving), represent a relevant normative framework for the successful implementation and the effective use of IDM systems in organizations. This article presents a reflection on the contribution of these standards to the implementation of those systems, in the light of Quebec experience in records and archives management.

FR:

L’influence de la subjectivité sur les processus de sélection en matière de numérisation n’a pas encore été étudiée en profondeur. La présente étude traite des facteurs subjectifs qui sous-tendent les choix des professionnels engagés dans des projets de numérisation ; entreprend une réflexion sur la manière dont ils prennent des décisions de sélection et examine dans quelle mesure leurs points de vue influencent les sélections. Des entrevues menées auprès de cinq professionnels des bibliothèques ou centres d’archives révèlent six facteurs subjectifs récurrents. La documentation de l’influence de ces facteurs apporte davantage de clarté, offrant une meilleure compréhension des objets numériques.

EN:

The influence of subjectivity on the process of selection of documents for digitization has not been studied in depth. The present study discusses subjective factors which underlie the choices of professionals engaged in digitization projects; it also offers a reflection on the way they make decisions related to selection and examines to what extent their personal viewpoints influence the process of selection. Interviews with five library and archives professionals reveal six recurring subjective factors. Documentation of the influence of these factors offers clarity and great understanding of digitized objects.

FR:

Dans cet article, Laetitia Le Clech fait le survol de différents enjeux et particularités qui touchent la conservation des archives géographiques. En plus des cartes, ces dernières comprennent également des photographies et images, ainsi que certaines études de terrain. Elle présente dans un premier temps quelques exemples de traitement de documents cartographiques en différents endroits, en plus de nous exposer les défis particuliers que posent ces documents. Les archives géographiques ont de multiples utilités, que ce soit dans le domaine historique, en géopolitique ou même dans le développement de politiques gouvernementales. L’auteure en fait la recension et illustre chacun de ces usages par des exemples. Elle donne ensuite un aperçu de la conservation des documents cartographiques suite à l’avènement de l’ère du numérique. En effet, tout comme pour d’autres types d’archives, ce contexte amène son lot de questionnements et de nouvelles pratiques, que ce soit par la numérisation dans le but de les conserver et de les diffuser, mais aussi par la nécessité de se préoccuper de l’obsolescence des supports et d’établir de nouvelles normes. L’auteure termine son texte en nous présentant diverses initiatives de diffusion et de création qui sont issues de ces nouvelles possibilités qu’offre le monde numérique. Elle ne manque pas en passant de nous mettre en garde contre certains abus et de plaider pour un encadrement renforcé afin de mieux mettre en valeur ces documents bien particuliers.

EN:

In this article, Laetitia Le Clech gives an overview of the different issues and particularities which come into play in the conservation of geographic archives. In addition to maps, these include photographs and images as well as certain studies of terrain. She first presents several examples of the processing of cartographic documents in different places, and discusses the challenges posed by these documents. Geographic archives have many uses in the areas of history and geopolitics and in the development of government policies. The author reviews and illustrates each of these uses with examples. She then gives an overview of the conservation of cartographic documents in the digital era. As with other types of archives, this context has its own set of questions and new practices, including digitization for preservation and communication, and also the issues of obsolescence and the establishment of new norms. The author finishes her text with a presentation of diverse initiatives for communication and document creation which are presented by the new possibilities offered by digitization. She also alerts us again certain abuses and promotes a strong framework, the better to highlight these special documents.

FR:

Le Web sémantique commence à intéresser les chercheurs en sciences historiques au Québec. Son fonctionnement demande par contre une restructuration des méthodologies archivistique et historienne afin d’accroître l’interopérabilité des données produites par chacune de ces disciplines. Les données liées, initiative technique qui sous-tend le Web sémantique, nécessitent l’utilisation de multiples vocabulaires et normes afin de créer des liens entre les contenus dans le but d’inscrire ces derniers dans un nuage de données interrogeable dynamiquement. Ce court article explique succinctement le fonctionnement du Web sémantique dans le but de présenter un modèle ontologique construit autour de la notion d’événement qui s’intitule Conceptual Reference Model élaboré par le Comité international pour la documentation de l’International Council of Museums. Cette introduction à une des ontologies susceptibles d’emmagasiner la complexité d’un fait patrimonial, amènera une réflexion autour des compétences communes et à acquérir pour les professionnels de chacune de ces disciplines. La question de l’interdisciplinarité est au coeur de l’argumentaire afin de démontrer que l’implication d’un grand nombre d’acteurs est primordiale pour assurer le développement d’une plateforme sémantique provinciale sur l’histoire québécoise.

EN:

The Semantic Web is beginning to interest historical researchers in Québec. Its functioning requires a restructuring of archival and historical methodologies to increase the interoperability of data produced within each of these disciplines. Linked data, a technical innovation that underlies the Semantic Web, requires the use of multiple vocabularies and standards to create links between their contents with the aim of registering the latter in a cloud of data that can be searched dynamically. This short article explains the functioning of the Semantic Web with the aim of presenting an ontological model built around the notion of event, which is entitled the Conceptual Reference Model, as elaborated by the International Committee for Documentation of the International Council of Museums. This introduction to the ontologies that can store the complexity of a fact of patrimony, leads to a reflection on the common competencies, including those yet to be developed, for professionals in these disciplines. The question of interdisciplinarity is at the heart of the argument in order to show that the involvement of a large number of actors is basic in assuring the development of a provincial semantic platform on the history of Québec.

FR:

Le Web est devenu, en quelques années, un support essentiel de diffusion de l’information. Cependant, la nature même du Web remet en cause une des fonctions principales des institutions culturelles : la conservation du patrimoine. Cela est d’autant plus le cas pour les bibliothèques nationales qu’elles sont souvent en charge, au titre de leur mission de dépôt légal, de la collecte et de la conservation de l’ensemble de la production scientifique et culturelle d’une nation. Pour faire face aux défis que représentait l’archivage d’une masse de données aussi vaste et aussi hétérogène, les bibliothèques ont donc été amenées à questionner leurs approches. Elles ont dû notamment s’inspirer des démarches d’autres communautés professionnelles, particulièrement celle des archivistes. La terminologie et certaines méthodes archivistiques ont souvent été employées : accent mis sur la collecte, pratique de l’échantillonnage… De fait, les collections constituées ont elles-mêmes un statut hybride, tenant à la fois de la publication et du document d’archives. Puisque les archives du Web sont des artefacts, des agrégats complexes, la question de l’authenticité prend également une place déterminante. L’ouverture à de nouvelles approches– qui ne signifie pas forcément une fusion des identités professionnelles – doit inciter à la coopération entre institutions.

EN:

In a few years, the Web has become an essential medium for the communication of information. However, the very nature of the Web calls into question one of the main functions of cultural institutions: heritage conservation. This is very much case for national libraries, which are often charged with the mission of legal deposit: collecting and conserving all of the scientific and cultural production of a nation. To meet the challenges of archiving such a vast and heterogeneous mass of data, the libraries have begun to question their approaches. They have in particular been inspired by steps undertaken with other professional communities, especially archivists. The terminology and certain methods of archival science have often been employed, including an emphasis on acquisition and the practice of sampling. In fact, collections have a hybrid status, as both publication and archives. When the archives of the Web are artifacts, complex aggregates, the question of authenticity also occupies a determinative place. Openness to new approaches – which does not mean a fusion of professional identities – should lead to cooperation between institutions.

FR:

L’étude menée par les auteurs vise à identifier les données à recueillir sur les centres et services d’archives du Québec afin de dresser un portrait statistique de ces institutions lors d’une enquête de grande envergure prévue pour la fin de 2016 et le début de 2017. Cet article présente les étapes réalisées dans le cadre d’une préenquête visant à la préparer. Douze participants ont répondu au questionnaire de préenquête qui portait sur divers aspects de la pratique archivistique, dont l’administration, les ressources, les documents numériques ainsi que la gestion documentaire et la gestion des archives historiques. Les résultats obtenus mettent en lumière les défis méthodologiques posés par la collecte de données statistiques et les efforts de normalisation à entreprendre pour disposer de telles données. Au terme de l’ensemble du projet, les données recueillies constitueront un premier jalon vers une stratégie d’amélioration continue des centres et services d’archives. De plus, elles favoriseront l’étude de l’évolution du milieu professionnel archivistique.

EN:

The authors’ study aims to identify the data collected on the archival services and centres of Québec in order to develop a statistical portrait of these institutions from a large-scale survey done in late 2016 and early 2017. The article presents the steps realized in the framework of a preparatory pre-inquiry. Twelve participants responded to a questionnaire on the diverse aspects of archival practice, including administration, resources, digital documents, records management and archives management. The results highlighted the methodological challenges posed by the collection of statistical data and the efforts to standardize to handle such data. At the end of the project, the data gathered will constitute a first point of reference toward a strategy continuously to improve archival services and centers. Also, it will facilitate the study of the evolution of the professional archival milieu.

FR:

Nancy Gadoury, bibliothécaire et archiviste au Centre intégré de santé et de services sociaux de Lanaudière, nous présente les étapes qui ont mené à la diffusion de photographies conservées au fil des années par les différentes entités composant le centre. À la suite d’une réorganisation administrative des établissements de santé et de services sociaux, un projet de gestion des documents administratifs a été mis en branle, projet qui comprenait, en plus de la révision des outils de gestion documentaire et du réaménagement des locaux, le traitement et la diffusion de la collection de photographies. L’auteure survole donc les moyens mis en oeuvre pour atteindre cet objectif, dans un contexte où les ressources sont limitées. La collection comprenant plus de 11000 photographies, dont certaines conservées dans des conditions mettant en danger leur conservation à long terme, le travail a été organisé en tenant compte du contexte particulier des milieux de santé. Ce contexte a notamment eu un impact sur les critères de tri ainsi que sur la façon de classer et de décrire les pièces. L’équipe en charge de ce projet a dû faire appel à de nombreux employés actuels et retraités afin de procéder à l’indexation des photographies de façon plus précise. Ce texte expose les réussites ainsi que les difficultés rencontrées dans ce processus et dresse un bilan somme toute positif de l’expérience compte tenu du potentiel évocateur des images et de la lumière différente qu’elles jettent sur les services de santé qui sont souvent perçus négativement par le public.

EN:

Nancy Gadoury, librarian and archivist at the integrated health and social services Centre of Lanaudière, Québec, presents the steps which led to the communication of photographs conserved through the years by the different entities that make up the Centre. Following an administrative reorganization of the health and social services establishments, a project for managing administrative documents was started; it included, in addition to updating the tools for documentary management and for rearrangement of the offices, the processing and communication of the photography collection. The author gives an overview of the means that were put in place to attain this objective, in the context of limited resources. The collection included over 11,000 photographs, including some that were considered to be at risk of long-term deterioration. The way the work was organized took account of the particular context of the health-care milieu. This had a notable impact on selection criteria as well as on arrangement and description. The team in charge of the project had to consult numerous current and retired employees to be able to index the photographs as precisely as possible. The text show the successes and the challenges encountered throughout the process and offers an overall positive evaluation of the experience, taking account of the evocation potential of images and the different ways they shed light on the health services, which are often perceived negatively by the public.