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INTRODUCTION

Il y a plus d’un an, je recevais un appel téléphonique de Diane Baillargeon, actuelle directrice de la Division de la gestion de documents et des archives de l’Université de Montréal (UdeM), m’invitant à présenter, dans le cadre de ce colloque, un bref historique des grandes réalisations de ce service depuis sa création en 1966. J’entends illustrer par mes propos comment les Archives de l’Université ont apporté une contribution à la bonne gestion de l’Université et ont eu un rayonnement unique dans ce domaine tant au Québec qu’au plan international. C’est un périple qui s’est déroulé sur 50 ans que je devrai vous présenter dans une dizaine de minutes.

Je tiens à souligner la contribution de mon collègue et ami Jacques Larose à ce texte. Il reflétera les liens d’amitié que nous avons eus et que nous avons toujours avec les principaux acteurs des grandes réalisations de ce remarquable service.

1. Les grands moments d’une unité consacrée à la gestion des Archives à l’UdeM

Il est amusant de noter que les activités de ce service débutent un 14 juillet, le 14 juillet 1966. Il est alors connu sous le vocable de Centrale des archives. M. de Montigny Marchand est secrétaire général de l’Université et M. Luc-André Biron en est l’archiviste.

Une année plus tard, en 1967, l’Université vivra les premiers moments de sa nouvelle Charte qui en fait une université laïque dirigée par les professeurs. C’est aussi un moment charnière pour le devenir de cette unité naissante dont le mandat est limité aux archives de l’administration centrale. En effet, le Conseil de l’Université et l’Assemblée universitaire mettront sur pied en 1968 une commission conjointe dont le mandat était d’étudier le rôle de l’Université, celui de ses composantes ainsi que les relations entre celles-ci. La Commission Deschênes, du nom de son président, fut l’occasion à l’archiviste de l’Université de présenter un mémoire dont les principales recommandations furent retenues par la Commission. Ces recommandations mentionnaient, à juste titre, d’étendre les services de l’unité à toute l’Université et, pour cela, d’instaurer une Commission des archives, de créer un système centralisé d’archives, de mettre en place un dépôt de préarchivage ainsi que d’uniformiser la classification dans toutes les unités de l’UdeM. En 1970, l’adoption des recommandations de la Commission Deschênes par l’Assemblée universitaire puis, leur aval au Conseil de l’Université ont donc été les points de départ du Service des archives tel qu’on le connaît de nos jours. Sous l’impulsion du secrétaire général M. Jacques Girard et du nouvel archiviste, M. François Beaudin, l’Université se dote des instruments nécessaires à la réalisation du mandat élargi alors confié au Service des archives. Un des premiers gestes, qui a permis tous les autres, fut de mettre en place la Commission des archives dont les premiers membres furent nommés en juin 1972. Pour mémoire, je rappelle qu’en plus du secrétaire général et de l’archiviste, y siégeaient M. Roland Rivest comme représentant d’un doyen, Claude Touchette à titre de professeur, Michel Landry à titre d’étudiant et Jean-Guy Benoist à titre de directeur du Centre d’informatique de gestion.

Dès ses premières réunions, la Commission des archives a élaboré puis fait adopter par le Comité exécutif des règlements définissant les archives de l’Université, qui précisaient le traitement selon leur âge, déterminaient leur accessibilité ou imposaient le transfert des archives antérieures à 1967. Ces règlements étaient complétés par des directives administratives portant sur les dossiers d’étudiants, l’achat de classeurs, la production de microfilms, etc. Il fallait également assumer le rôle de responsable de l’ensemble des archives de l’Université. C’est ainsi qu’après avoir obtenu des espaces additionnels, le Service des archives entreprit en 1973 une vaste « opération transfert » auprès des unités facultaires et départementales.

Au fil des ans, la Commission des archives a vu à la réalisation de plusieurs instruments permettant de mieux encadrer les activités archivistiques des unités administratives et académiques. Notons : le guide de classement uniforme, le calendrier de conservation des documents, le guide de présentation et de rédaction des procès-verbaux ainsi que de classement des documents afférents.

Je suis entré en fonction à titre d’adjoint au secrétaire général en 1970 et j’ai été le secrétaire général de l’Université pendant plus de 22 ans. Ainsi, j’ai été un témoin privilégié et un acteur de l’évolution du Service des archives pendant près de 35 ans sur les 50 ans que l’on fête aujourd’hui. Notamment, j’ai présidé la Commission des archives de novembre 1977 à septembre 2005.

Je me rappelle chacune des grandes étapes qui ont marqué le développement du Service des archives. J’ai collaboré avec ceux et celles qui en ont assumé la direction : MM. Luc-André Biron, François Beaudin, Carol Couture, Jean-Yves Rousseau, la regrettée Denise Pélissier, Claude Minotto ainsi que Diane Baillargeon. Il me faut faire ici une mention spéciale à la contribution insigne du regretté Jacques Ducharme dont le dynamisme légendaire a permis de jeter les bases de la gestion des archives historiques non seulement à l’Université, mais dans tout le Québec.

Il m’importe également de faire état ici du nom de personnes qui ont contribué à un titre ou à un autre aux travaux de la Commission des archives : Mmes Juliette Barcelo, Jocelyne Cosette et Andrée Forget, MM. René J.A. Lévesque, Jacques Ménard, Pierre Robert, Jean-Guy Pépin, Jean-Pierre Wallot, René Durocher, Marcel Lajeunesse, Michel Lalonde, Réjean Plamondon, Michel Vanier, Pierre Lavoie, Yves Lapointe, Yvon Lemay.

2. La contribution insigne du Service des archives au développement de la discipline archivistique

Le Service des archives aurait pu se contenter de bien remplir le mandat qui lui était confié, mais la qualité des personnes qui y ont oeuvré, leur dynamisme et la place que prenait l’archivistique dans leur vie en a décidé autrement.

Pensons en premier lieu à l’apport remarquable à la discipline archivistique qu’a été, en son temps, et qui demeure d’actualité l’ouvrage « Les archives au 20e siècle » de MM. Carol Couture et Jean-Yves Rousseau. Souvenons-nous aussi des nombreux articles publiés par les membres de ce service dans la revue Archives de l’Association des archivistes du Québec (AAQ). Soulignons leur contribution au développement de l’AAQ Québec et à l’adoption de la Loi sur les archives du Québec. J’ai personnellement été témoin du rôle insigne qu’ils y ont joué au sein de l’AAQ, dans le Réseau des services d’archives du Québec, au Conseil canadien des archives et au Conseil international des archives.

Un honneur qui rejaillit sur toute la profession a été décerné en 2001 à l’un de ses membres les plus illustres, mon ami Carol Couture, qui a dirigé le Service des Archives de 1976 à 1988. Le prix du Québec honorait à travers lui le domaine des archives comme « composante fondamentale et reconnue du patrimoine québécois ». Rappelons également que l’AAQ décernait en 2003 à la Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec (CREPUQ) un prix pour la mise à jour et l’informatisation du recueil des règles de conservation des documents des établissements universitaires. Ce projet est né sous l’impulsion de M. Claude Minotto, alors directeur de la Division des Archives, et plusieurs collègues archivistes oeuvrant dans les établissements universitaires y ont été étroitement associés.

La tradition se poursuit. En effet, un ancien membre du service, M. Denys Chouinard, en sa qualité de président du Groupe des archivistes de la région de Montréal (GARM) et la directrice actuelle de la Division, Diane Baillargeon, ont vu à la mise au point de la Déclaration universelle sur les archives adoptée par le Québec le 24 avril 2006 et par l’UNESCO le 21 novembre 2011. Les autres membres du Service des archives ne sont pas en reste puisque leur contribution au domaine de l’archivistique a été reconnue par l’AAQ par l’octroi d’une douzaine de prix et distinctions de 1981 à 2014 (voir liste ci-jointe). Permettez-moi d’attirer votre attention sur ceux de Diane Baillargeon, Taïk Bourhis et Michel Champagne.

Je m’en voudrais d’oublier la contribution constante du Service des archives aux enseignements de l’École de bibliothéconomie et des sciences de l’information : non seulement comme lieu d’accueil et de supervision de stagiaires, mais également par la participation de certains de ses membres à titre de chargés de cours ou de conférenciers : Jean-Yves Rousseau, Denise Pellisier, Claude Minotto, Diane Baillargeon, Denys Chouinard, Michel Champagne, Nathalie Denis, Madeleine Roy, Taïk Bourhis, Gilles Landry, Régent Gagné Ana-Maria Drobota. Notons aussi que Carol Couture participa à titre de professeur et de directeur de cette école.

Le service a également contribué par son centre de documentation à l’accueil de chercheurs ou stagiaires en provenance de l’Université, de la France, de la Belgique et des Pays-Bas. Il a également participé à la création de nombreux outils de diffusion, notamment sur le Web.

Au niveau du Québec, deux de ses directeurs ont dirigé les Archives nationales du Québec : MM. François Beaudin et Carol Couture.

CONCLUSION

J’ai voulu aujourd’hui, dans le cadre de ce 50e anniversaire, célébrer avec vous tous ces grands serviteurs qui ont fait de ce service une institution importante pour l’ensemble du Québec. Si j’ai tenu, au cours de ce trop bref historique, à faire référence à ces personnes, c’est parce que je suis intimement convaincu que ce sont les êtres humains qui font vivre, qui donnent une âme et qui façonnent les institutions. Par conséquent, je félicite et remercie en ce 50e tous ceux et celles qui ont contribué à faire des Archives de notre Université une belle et noble institution. Le chemin parcouru est remarquable. La voie est tracée. Le défi de faire encore mieux doit être relevé par celles et ceux qui oeuvrent au sein de cette unité. Il le sera, j’en suis convaincu.