Whatley, Patricia et Caroline Brown. Archives and Recordkeeping : Theory Into Practice. London : Facet Publishing, 2013, 260 pages

Ce livre est issu d’un collectif, dont chacun des chapitres a été rédigé par un contributeur distinct. L’introduction rédigée par l’éditrice du collectif, Caroline Brown, met en lumière le fil conducteur de l’ouvrage qui consiste en la revue de la littérature sur la théorie archivistique. L’objectif est de comprendre ses impacts et ses liens avec le monde de la pratique afin que les professionnels de la gestion documentaire puissent s’y intéresser et participer à la recherche. Cette revue ne s’attarde pas à tous les aspects de la gestion des documents et des archives, mais en sélectionne quelques-uns. Elle spécifie que les termes « document » et « archives », ainsi que « archiviste » et « gestionnaire de documents » seront utilisés indifféremment dans le but d’être lus par toutes les personnes responsables des archives et des documents (pour alléger le compte rendu, nous ferons de même). Caroline Williams met en perspective qu’avec les changements et le développement des technologies, des organisations et des environnements, ainsi qu’avec le développement des médias sociaux (réduction de la frontière entre les professionnels et les non-professionnels), il devient évident que les approches techniques et théoriques doivent évoluer. La compréhension de la nature, de la valeur et du rôle des archives et des documents permet donc de savoir comment se comporter dans ces nouveaux environnements. Mme Williams met en lumière, en tout premier lieu, que bien que les frontières entre les définitions des rôles et des valeurs des archives soient floues, en fonction de la perspective (un individu, une organisation ou la société), il n’en demeure pas moins qu’elles peuvent en revêtir des différences. Elle développe donc pour chacune de ces perspectives des définitions. Dans un second temps, elle présente des définitions des termes « document » et « archives », issues de différentes professions, d’organisations, de milieux institutionnels ainsi que des normes internationales, et démontrent qu’elles sont multiples et variées. Caroline Williams confronte ensuite la théorie à la pratique dans le but de confirmer que l’interaction entre les deux est importante. Ceci est explicité à travers l’exemple du passage du cycle de vie (compréhension plus réaliste du système de gestion documentaire prénumérique) au modèle du continuum qui s’avère plus cohérent dans le milieu dynamique et intangible du numérique. Le chapitre 2 a pour thème l’évaluation. Son auteure, Anne Gilliland, introduit l’évaluation en passant en revue la relation des archivistes avec celle-ci, résume quelques propositions et questions émergentes qui ont participé à l’évolution de la pratique archivistique. Elle brosse à la suite une histoire détaillée de l’évaluation. Elle présente les différentes stratégies ou méthodes (Shellenberg and beyond, Minnesota Method, Documentation strategy and macroanalysis, Postcustodiality) qui ont été développées au fil du temps. Elle note que dans le contexte de la numérisation des documents, la question est passée de « comment doit-on faire l’évaluation ? » à « devons-nous évaluer le matériel numérique ? ». L’auteure montre également que l’évaluation pose des problèmes de représentativité : la sous-documentation de certaines identités, la mise au ban de certains documents considérés comme « difficiles » (impopulaires, désagréables ou controversés), l’effet de cette évaluation sur l’environnement, etc. Ainsi, plusieurs questions viennent remettre en cause la pratique de l’évaluation. Anne Gilliland démontre qu’il y a une diversité de pratiques et d’idées. Elle mentionne que dans les organisations on ne peut attendre de trouver l’approche idéale pour traiter correctement les documents. L’énergie mise pour la sélection des documents nés numériques devrait être transférée dans une autre activité. Les efforts devraient plutôt se porter sur : le développement de stockages plus écologiques, de moyens plus sophistiqués et …